Teoretické základy práce v Excelu

Úvodem

Článek vznikl na základě dotazů, které se často opakují. Sice vidím, že dotyční v Excelu pracují, ale jelikož se v Excelu naučili pracovat sami, nebo jim zkušenější klega řekl pár základní pravidel, která používají. Bohužel jim chybí část základního teoretického přehledu a tak si zbytečně komplikují práci. Potom chápu proč jim Excel připadá divný a složitý, přitom opak je pravdou. Microsoft Excel je geniální nástroj, který dokáže ušetřit spoustu práce.

V tomto článku se podíváme na základní teoretické principy práce v Excelu spolu s odkazy na podrobnější články. Takže jdeme na to, aneb o čem si budeme povídat:

• Základní popis Excelu - jak vypadá a co vlastně program Excel obsahuje
• Co může být v buňce
• Práce s listy
• Práce s buňkami v listech
• Relativní a absolutní odkazy včetně typů A1, R1C1
• Chybové hodnoty
• Klávesové zkraty - aneb co vám usnadní práci
• Tipy Triky
• Historie Microsoft Excelu

Poznámka: Filozofie je velice podobná i u konkurenčních produktů jako je Google spreadsheet, sešit OppenOffice, Calc z Libra Office, atd. Proto stačí pochopit jeden a ostatní jsou velice podobné.

Základní popis okna Microsoft Excelu

Je záhodno se seznámit jak vypadá okno Excelu, co se kde nachází, k čemu jsou jednotlivé části (pás karet, rychlý pás karet, lišty, atd.

Aniž vložíte jakýkoli vzorec, pouhým označením buněk můžete ve stavové liště vidět důležité informace.

Okno Excelu

1. Panel nástrojů rychlý přístup - Pás rychlých nabídek
2. Pás karet (Ribbon) - nebo-li hlavní nabídka
3. Svislý a vodorovný "posuvník"
4. Tlačítka pro pohyb mezi listy - neboli pole pro přepínání listů (Navigátor) + Ouška listu
5. Řádek vzorců
6. Stavový řádek - s ukazatelem režimu,
7. Vlastní list s buňkami

Co může být v buňce

Buňka, může obsahovat

• Hodnota - číselné, textové, datum čas, (díky formátu může být číslo vypadat jako datum).....
  • Číslo
  • Text
  • Datum, čas
  • ...
• Vzorec (funkce) - v buňce se provede operace, nejen matematické, k dispozici jsou funkce statistické, finanční, textové,... Místo správného výpočtu může být obsahem chybová hodnota.
• Formát (automaticky, vlastní, podmíněný) - například barva, ohraničení (obsahem buňky může být něco jiného než je zobrazeno například vzorec, datum čas, ...)
• Hypertextový odkaz - například klikatelný odkaz na web office.lasakovi.com :)
• Komentář - komentář (klasický žlutý lístek) můžete upravovat (přiřadit mu tvar barvu)
• Minigraf - od verze Excelu 2010 může být v buňce i graf (minigraf).

Práce s listy

Po spuštění Excelu máte k dispozici tři předpřipravené listy (pokud jste nezměnili "tovární" nastavení). Pár krát jsem narazil na to, že si uživatelé neuvědomí, že je k dispozici více listu a myslí si, že mají jen ten jeden ten, co je aktuálně zobrazen (o tom, že listy mohou být skryté, nebo dokonce super skryté vůbec nevědí ). Dokoncesamostatným listem může být i graf.

Proto je vhodné si zopakovat základní věci, které se s listy dají provádět.

Co lze provádět s listy v Excelu:

• Výběr (volba, označení) listu(ů) - Zobrazení vybraného listu, přesun mezi listy
• Skrýt/zobrazit listy
• Super skrytý list - speciální skrytí listu
• Vložit list - jeho pojmenování
• Odstranit / Smazat list
• Přesunování listu
• Kopírování listu
• Úprava záložek listů - změna názvu, barvy, skrytí
• Přejmenovat list
• Graf jako samostatný list

Práce s buňkami v listech

Stejně jako s listy lze provádět operace nad buňkami konkrétního listu.

Co lze provádět s buňkami ve vybraném listu

• Pohyb v listu - přesun na konec, začátek listu. nalezení poslední obsazené buňky
• Označovaní listů, řádků, tabulek - například pro kopírování
• Skrývat řádky sloupce (Zobrazit jen tabulku)
• Zobrazit skryté řádky sloupce
• Kopírovat - buňky, řádky, sloupce
• Vložit - řádky, sloupce (ať už prázdné, nebo vložit hodnoty)
• Přesun - buňky, řádky, sloupce
• Odstranit (Smazat) - řádky sloupce
• Příčky ukotvení - co je ukotvení (řádkové, sloupcové)
• Úpravy listů posuvníky, mřížky
• Záhlaví a zápatí - vložit, upravit, odstranit
• Šířky sloupců / výšky řádků

Relativní a absolutní odkazy

Odkazy - toto je další stěžejní věc pro pochopení práce. Bez této znalosti se neobejdete při práci s funkcemi, jejich kopírování. Nejde o nic složitého. Stačí pochopit princip a zjistíte, že další práce v Excelu se stává zábavou.

Jak se dají dělit odkazy

• Obecně o odkazech - úplné základy, proč odkazy.
• Styl odkazů
  • A1
  • R1C1
• typ odkazu
  • absolutní
  • relativní
  • smíšený
• Jak změnit styl A1 -> R1C1 a opačně R1C1 -> A1
• Definované názvy
• Strukturované odkazy

Chybové hodnoty

Při práci v Microsoft Excelu, se stane, že místo požadovaného výsledku se v buňce objeví chybová hodnota (na první pohled nesmyslný údaj jako například #DIV/0!, #N/A, atd.). Na druhý pohled tento údaj vůbec nesmyslný není, označuje, co jste udělali za chybu (typ/druh chyby).

Využitím znalosti co konkrétní chybová hodnota představuje, naleznete příčinu a opravíte chybu o mnoho rychleji.

Seznam chybových hodnot

• #NULL!
• #DIV/0! - do Excel 2003, #DĚLENÍ_NULOU! - od Excel 2007
• #HODNOTA!
• #REF! - do Excel 2003, #ODKAZ! - od Excel 2007
• #NÁZEV?
• #NUM! - do Excel 2003, #ČÍSLO! - od Excel 2007
• #N/A - do Excel 2003, #NENÍ_K_DISPOZICI - od Excel 2007

Seznam chyb

• ########## - nechybová hodnota (data překračují obsah buňky)
• Jak zjistit typ chyby - pomocí funkce

Klávesové zkraty

Klávesové zkratky jsou další možností jak si v Excelu zrychlit a zpříjemnit práci. Mnozí znáte známou zkratku ze školy CTRL + C, CTRL + V, CTRL + P (hojně používána a známa sekvence klávesových zkratek dokonce i někteří bývalí ministři jí používali pro tvorbu svých diplomových a rigorózních prací ;).

Tipy a triky

Pár triku jak si ještě více ulehčit práci v Excelu například:

• Buňka
  • Přejít na...
  • Oprava - text, vzorec
  • Opravit hypertextový odkaz myši
  • Opuštění buňky
  • Další (nový) řádek v buňce
  • Matice
• Označování řádků/sloupců
• Šířka sloupce - výška řádku - přizpůsobení
• Zadávání vzorců
  • Číselné řady
  • Rozkopírování čísel

Historie Microsoft Excelu

Kdy vznikl a jak vypadal, úvodní obrazovky předchozích verzí (můžete porovnat) ať vydíte jak šel vývoj.

• Excel 2.0 - je zajímavé že nezačínal jako 1.0 ;)
• ...
• Excel 2013 - zatím poslední verze (informace ze dne 18.7.2013)

Závěrem

Chybí vám něco v tomto teoretickém přehledu? Můžete doplnit v komentářích a pomoci tak dalším lidem, kteří se zajímají o teoretické základy potřebné pro práci v Microsoft Excelu.

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 11:07

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 15 let. Zdarma je zde přes 1.000 návodu, tipů a triků, včetně přes 250 různých šablon, sešitů.

           

Komentáře zatím nejsou

Můžete být prvními co zanechají smysluplný komentář.