Proč školení Excelu?

Úvodem

Je školení Excelu výhodné, nebo není? Sice jde o jednoduchou otázku, ale zodpovězení otázky je složité. Pro její zodpovězení se musíte zodpovědně a pravdivě zodpovědět několik otázek, které popisuji v další kapitole.

Ekonomové v tom mají jasno. Příjmy musí být větší než náklady (neuvažujte státní správu, ta na náklady nehledí :( ). Nebudou investovat do ničeho, co se jim nevyplatí. Takže pár námětu, které jim pomohou uvědomit si, že znalost Excelu může být přínosná víc, než si v počátku myslí.

Viděl jsme i ekonomické a finanční "experty", kterým nic neříkaly funkce (SUBTOTAL, SVYHLEDAT, KDYŽ, ...), o tom že existují filtry, souhrny, nebo dokonce kontingenční tabulky neměly páru už vůbec. Prý mají tabulku a vyplní pár čísel a to jím úplně stačí ...

Otázky

Než se pustíte do hledání vhodného kurzu Excelu, je vhodné si ujasnit pár otázek:

• Četnost využívání Excelu?
• Jak Excel využíváte?
• Víte co Excel opravdu umí?
• Jaké znalosti mají pracovníci?
• Jsou tyto znalosti postačující?
• Co automatizace, poloautomatizace procesu?
• Kolik peněz a času jste ochotni věnovat?

Četnost využívání Excelu?

Využíváte (vaší pracovníci) Excel každý den, nebo téměř denně? Měsíčně? Ročně? Pokud jednou ročně, není lépe najmou nějakého brigádníka.

Jak Excel využíváte?

Pokud jen pracovníci vyplňují předpřipravené šablony a nepředpokládá se do budoucna jejich pokročilejší práce, tak stačí základní zaučení od zkušenějšího kolegy a školení vcelku postrádá význam (pokud nemáte jako motivaci pro udržení pracovníků).

Prostě potřebujete, aby údaj byl ručně zadán.

Používáte Excel k prezentování sesbíraných dat? Například jak jsou na tom prodeje, analyzujete dále nějak data, umíte je správně prezentovat - vhodný graf.

K zamyšlení: nešlo by údaj zadávat automaticky? Například automatické načtení z bankovního výpisu, čtečkou čárových kódu?

Víte co Excel opravdu umí?

Víte co dokáže Excel? Osobně vidím, jak se lidé rozzáří, když zjistí, že Excel dokáže automaticky filtrovat, řadit data. Reakce typu: "Jé ono to je tak jednoduché". "To jsem nedělala, že to umí i moje verze Excelu." atd. No když ukáži nějaké VBA ukázky tak koukají úplně nevěřícně.

Někdy jsem měl pocit, že šéfové Excelu rozuměly méně než pracovníci, kteří toho náležitě využily. Ta práce bude trvat celý den. Tu hodinu neměla dotyčná osoba co dělat, tak čas využila ke klábosení na ICQ.

K zamyšlení: Šéfové se nemusí bát, to že někdo něco neví. Prostě se doučí. Nikdo nemůže vědět vše. Osobně se mnoho naučím, když školím.

Jaké znalosti mají pracovníci?

Umí a využívají pracovníci Excel efektivně? Mají tuto možnost? Zažil jsme u Microsoft Word - kdy pracovníci nemohly používat sledování změn (šéf neuměl - tak pro jistotu zakázal).

Mají základní znalosti, umí sečíst, odečíst. Umí vložit relativní/absolutní vzorec? Nebo součet sloupců provádějí na kalkulačce a poté zapíší do buňky (kolik času zabere první a kolik druhá činnost)?

Znají pokročilejší věci jako: filtry, funkci SVYHLEDAT, kontingenční tabulky? Dokáží je použít?

Jsou profíci a využívají VBA.

Jsou tyto znalosti postačující?

Pracovníci si tvoří vlastní tabulky přehledy. Jejich tvorba je dostačující? Pokud jeden vytvoří tabulku s podmíněným formátováním a druhý pracovník jí nebude schopen použít a začne vytvářet další tabulku (protože se mu divně zabarvují buňky a on neví jak to změnit, ...).

K zamyšlení: Viděl jsem pracovníky, kteří tahaly data z nejmenovaného informačního systému a zpracovávaly je v Excelu. Navíc více věřily svým "Excelům" než nejmenovanému informačnímu systému...

Co automatizace, poloautomatizace procesu?

Nestojí za to popřemýšlet, zda by se nedala práce zautomatizovat? Z osobních zkušeností mohu říct, že mnohdy ano a ušetří to spoustu času. Příklad: brigádník na plný úvazek vytvářel grafy - po zautomatizování tyto grafy tvoří VBA - náročnost vytvoření aplikace méně než 1 měsíc (naprogramování, odzkoušení, vyladění). Zda se investice vyplatila, můžete odhadnout sami (myslím pro firmu ne pro brigádníka).

K zamyšlení: Co takhle, aby se objednávka spárovala s fakturou? Automaticky načetl výpis z banky?

Kolik peněz a času jste ochotni věnovat?

Mají pracovníci čas na "sebevzdělávání" tj. mohu si nabyté informace vyzkoušet? S "tisícovkou" v kapse a 10 pracovníky, které potřebujete vyškolit v pokročilém používání Excelu moc neuspějete (pokud chcete kvalitní a přínosné školení). Počítáte s tím, že čím pokročilejší školení tím je dražší?

Druh, rozsah, místo, způsob

Předpokládám, že již jste rozhodnuti zúčastnit se školení (je potřeba), teď jen zvolit to nejvhodnější. Opět nechávám na zvážení a zodpovězení si těchto možných otázek:

• Druh školení?
• Obtížnost školení?
• Doba trvání
• Místo?
• Individuální skupina?

Druh školení?

Off-line aktivity

• Prezentace Excelu - co Excel umí a dokáže (mnohdy více než si myslíte, nebo odvažujete pomyslet)
• Školení dle osnovy - podle dané osnovy lektor projde problematiku a vysvětli na praktických příkladech
• Školení na míru - bude připraveno podle vašich představ
• Konzultace - například potřebujete objasnit zádrhel v řešeném problému

On line aktivity

• Webinář - připojíte se on-line pomocí internetu a sledujete školení - můžete on-line položit dotaz (školení probíhá v reálném čase)
• Videa - sledujete připravené video - nemůžete zasahovat (jde o záznam, například z proběhlého webináře)

Obtížnost školení?

Existuje mnoho obtížností školení od těch úplně základních pro profesionály ve VBA.

• Seznámení s Excelem - ukázky co Excel dokáže (často před pracovním pohovorem, zkouškou, ...)
• Základní školení podle osnovy - podle osnovy se probere základní ovládaní Excelu (co k čemu je, jak vkládat data do buněk, na co si dát pozor,...), tvorba tabulky se základním formátováním, vytvoření grafu, nejdůležitější a nejpoužívanější funkce (vzorce).
• Pokročilé školení podle osnovy- předpokládá se základní znalost a vysvětlují se pokročilejší funkce (SVYHLEDAT, SUBTOTAL), použití podmíněného formátování, ověřování dat, souhrny, kontingenční tabulky, pokročilejší úpravy grafů, ...)
• Profi - Programování VBA - tvorba vlastních funkcí, programování ve VBA, ...

Doba trvání

Je značně závislá na rozsahu. Základní a rychlé seznámení lze provést během 2-3 hodin. Rozsáhlejší základy cca 1 - 2 dny (podle znalosti a rozsahu). Rozsah kurzu může být tedy různý:

• několik hodin - rychlé seznámení, osvěžení paměti (například před pracovním pohovorem)
• Jednodenní - podívaní se Excelu trochu více na zoubek ;)
• Vícedenní - souvislé - pokud je toho potřeba probrat více a nechat prostor na ověření a dotazy
• Vícedenní - nesouvislé - výhodné, studentům se zadá domácí úkol s probírané látky a po určité době (týden) se mohou zeptat v čem měli problém, co a jak řešily (vlastní práce na realném problému v Microsoft Excelu člověka naučí nejvíce).
• Konzultační - lektor odpovídá na dotazy, pomáhá řešit problém, ukazuje cestu (vhodné dotaz zaslat předem - čas na "promylšení" - pokud se jedná o jednoduché dotazy typu: sečíst x čísel, zobrazit skryté buňky na grafu atd. tam příprava netřeba ;) ).

Místo?

Je lepší školení ve školicím centru, nebo přímo ve firmě? Případně nějaká hospůdka?

• Přímo ve firmě - Výhodou pro pracovníky klid, pokud vypnou mobilní telefony (mnohdy to vyučující vyžadují ať neruší kolegy studenty). Výhodou pak je, že pracovníci nemusí nikam jezdit, mají po ruce dokumenty, které používají a mohu se s lektorem přímo pobavit nad skutečným problémem.
• Ve školicím centru - Většinou pro pracovníky lepší, přeci jen, když se ví, že ve firmě nejsou, tak je ze školení odolávání a řeší komplikovanější (takže je nikdo neotravuje). Nevýhoda pracovníci se musí dostavit na místo.
• Hospůdka - Také možnost, ale spíše pro jednotlivce, kde se s lektorem setkáte v hospodě a vysvětlíte si nějaké základy. Pro firmu asi nepřipadá moc v úvahu - přece jen jde o méně formální setkání (výhodné pro osobní setkání a rychlé zaškolení - například před pracovním pohovorem).

Individuální skupina

• Individuální - většinou vhodné při pokročilejší práci, uživatel se zaměří na to v čem má mezery, zeptá se, na to co potřebuje, školitel může rychlost výkladu přizpůsobit. Nevýhodou, že nemá názory ostatních, kteří se u skupinového školení mohou ptát také.
• Skupina vhodná nejčastěji pro základní a mírně pokročilé. Člověk se seznámí s Excelem a dotazy kolegů mu mohou být velice užitečné. Třeba příjde na něco, co nepomyslel. Dokonce i já při školení se dozvím mnoho nového ;). Nevýhodou, že v některých částech se může uživatel na školeních nudit a někdy zas nestíhat rychlost výkladu.

Jak si vybrat firmu

Má na stránkách uvedeny reference? Může firma poskytnout kontakty na proškolené účastníky (reference)? Ať si můžete nezávislé ověřit?

Má školitel certifikát? - může a nemusí nic znamenat. A mnoho dalšího. Jelikož je toto téma rozsáhlé, zaslouží si samostatný článek.

Kde hledat další informace o Excelu

Aneb samovzdělávání se.

• knihy - případně časopisy
• články na internetu
• diskuzní fóra
• google
• videa - webináře

Závěrem

Jaké máte zkušenosti se školením? Absolvovali jste nějaké, jak moc vám pomohlo? Můžete se zmínit v komentářích.

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 11:07

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od dubna roku 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím 8x za sebou). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 20 let (o Excel píší přes 25). Zdarma je zde přes 1.500 návodu, tipů a triků, včetně přes 350 různých šablon, sešitů a přes 70 taháků v pdf.