Sdílení sešitu - Excel

Úvodem

Mnohdy je potřeba zajistit současnou spolupráci více osob v jednom sešitu. V Excel stačí využít sdílení. Jak na to a jaké mohou být problémy, se dočtete v tomto článku.

Pro přehlednost a možnost aktualizace a rozšiřování článku je rozdělen na kapitoly

• Trocha teorie ke sdílení
• Nastavení sdílení
• Ochrana a nastavení změn
• Sledování změn
• Práce se změnami
• Ke stažení

Trocha teorie

Na první pohled může být sdílení sešitu v Excel super volbou. Nastavíte (postup je nastaveno dále) se a máme hotovo, dokonce můžete vidět změny, kdo kdy a co změnil. Na ten druhý zjistíte, že sdílení nemusí fungovat stoprocentně.

Osobně jsem zatím narazil na tyto problémy:

• zvětšování - soubor se svévolně zvětšoval, jako řešení mi fungovalo odsdílení a vytvoření nového souboru a jeho opětovné nasdílení.
• zůstavájí viset uživatelé - i když už dávno mají PC vypnuté
• nedostupné - sešit se tváří jakoby byl pouze pro čtení (podle internetu prý za to může pomalé připojení)
• historie - někdy nefunguje zápis historie změn (když je uzamknuto a podle nápovědy Microsoft, by zápis historie měl fungovat). Na příčinu jsem nepřišel
• omezení funkcí - ne všechny funkce jsou ve sdílení dostupné (ikony nedostupných jsou šedé, tj. nebudete je moci použít)

Osobně nemám sdílení moc rád a raději ho nedoporučuji. Pokud potřebujete spolupracovat ve více uživatelích. Doporučuji zvolit raději databázové řešení. Pokud přesto chcete sdílení vyzkoušet, jak ho nastavit se dozvíte v další kapitole (ale pak si nestěžujte, že jsem vás nevaroval ;) ).

Nastavení sdílení

Nastavení sdílení se proveden na kartě Revize skupina Změny klik na ikonu Sdílet sešit obdržíte dialogové okno:

V zobrazeném dialogovém okně Sdílení sešitu v záložce Úpravy zatrhnete: Povolit úpravy více uživatelům najednou, tato možnost rovněž povoluje slučování sešitů

V zobrazeném dialogovém okně Sdílení sešitu v záložce Upřesnění můžete nastavit, jak dlouho chcete uchovávat historií, kdy dojde k aktualizaci změn (zda při uložení nebo automaticky po nějaké době) a co v případě konfliktních změn. Nakonec jak budou vypadat osobní zobrazení.

Klikem na OK dojde k uložení souboru. O tomhle budete informování dialogovým oknem, které stačí potvrdit.

Sešit bude přejmenován a doplněn o text [sdílení].

Ochrana a nastavení změn

Sešit předpokládá, že ukládá změny, ale tohle mohou uživatelé vypnout.

Na kartě Revize skupina Změny klik na ikonu Zamknout sdílený sešit obdržíte dialogové okno, ve kterém lze zatrhnout sdílení se sledováním změn.

Pozor: Nastavení hesla lze provádět jen v nesdíleném sešitě.

Sledování změn

Na kartě Revize skupina Změny klik na ikonu Sledování změn a z menu Zvýraznit změny obdržíte dialogové okno, ve kterém lze nastavit zobrazení změn:

V zobrazeném dialogovém okně můžete nastavit, co vše se zobrazí (když nezatrhne nic, zobrazí vše). Změny můžete zobrazit na obrazovce a nebo přímo v listě. Nový sešit s hstorií změn je pod názvem Historie.

Druhá možnost je vidět změnu přímo v komentáři k dané buňce:

Práce se změnami

Na kartě Revize skupina Změny klik na ikonu Sledování změn a z menu Přijmout nebo odmítnout změny obdržíte dialogové okno, ve kterém lze nastavit se kterými změnami chcete pracovat (neztrhnutí, vidíte vše):

Následně podobně jako ve Word můžete změnu Přijmout, Odmítnout, nebo Přijmout vše a Odmítnout vše. Pokud nechcete nic provádět je k dispozici Zavřít.

Ke stažení

Soubor Sdílený sešit ke stažení zdarma.

Závěrem

Využíváte sdílení? Jaké problémy vám způsobuje?

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 11:02

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od dubna roku 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím 8x za sebou). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 20 let (o Excel píší přes 25). Zdarma je zde přes 1.500 návodu, tipů a triků, včetně přes 350 různých šablon, sešitů a přes 70 taháků v pdf.