Důležité - naléhavé

"Já nestíhám."

Stále se na nás sypou úkoly, které se musejí promptně udělat. Známa věta: "Včera bylo pozdě.". Jak zjistit co je opravdu potřebné, co může počkat?

Důležité, naléhavé

Každou činnost lze hodnosti ze dvou hledisek:

• důležitost - naplňování priorit a cílů (nejen našich)
• naléhavost - jak rychle to musí být hotovo

Mezi těmito dvěma "parametry" je obrovský rozdíl. Pro názornost parametry zobrazim v grafu (viz obr.). Na x-sové ose máme naléhavost a na y-vé ose důležitost. Graf rozdělime do 4 kvadrantů.

Kvadranty označíme:

• DN - důležité a naléhavé
• D0 - důležité a nenaléhavé
• 0N - nedůležité a naléhavé
• O0 - nedůležité a nenaléhavé

Kde jsme a kde je vhodné se nacházet

Aneb něco ze statistiky :)

• Dle výzkumu při stejné důležitosti dáváme přednost naléhavému (cca 72%).
• Jiná studie říká, že (cca 80%) problémů řešíme až, když se nastanou.
• U špičkových firem zvládajících timemanagement, její zaměstnanci traví v kvadrantu důležitém (D0) (cca 70% - 80%)

Můžeme si položit otázky jak jsme na tom ?

• Ve kterém kvadrantu se pohybujete nejčastěji?
• Který kvadrant Vás stresuje nejvíce?
• Kdy děláte více chyb - když pracujeme pod tlakem, nebo když máte na promýšlení trochu času?

Soustředění na Důležité

Nejdůležitější, nikoli nejnaléhavější úkol vyřiďme jako první!

Jak již víme, měli bychom se v kvadrantu "důležité" pohybovat co nejčastěji a také tam strávit nejvíce času.

Jak na to? Při příchodu Nalehavých úkolů je odmítat, modifikovat, delegovat, navrhnout jiné varianty. Nebudete vytrhování z Vaší práce, která Vám půjde lépe od ruky.

Příklad 1 Znáte to, děláte na nějaké důležité věci a kolega zavolá, je to naléhavé, nevíme jak danou operaci provést? No a vy jdete zařídit potřebné věci, přestože potřebujete hodinu na dokončení vaši původní práce. Co se stane, když si kolegu tu hodinku nebudete všimat? Bude zmatek? Pár lidí nebude vědět jak to udělat? No a co? Konečně se třeba odpovědní (kolega) rozhoupou a seženou potřebné vybavení. Koupí/opraví správné a kvalitní nařadí. Jelikož proč by to dělali, když doteď to někdo promptně vyrobil/upravil?

Možná budete mít špatné svědomí, že je někdo v "problémech". Nevadí, však kolega v problémech není vaší vinou. Do budoucna to pomůže nejen Vám, ale také ostatním. Dotyčný může popřemýšlet, co je potřeba zajisti.

Příklad 2 Na dílně dojde materiál. Snažíte se od dodavatele zajistit promptní dodávku. Přestože to je práce někoho jiného, ale ten je třeba nemocen. Problém není v prázdném skladu (chybějicím materiálů), ale v projektu (viz projektový management). Je potřeba počítat se zastupitelnosti, nahraditelnosti. Možným zpožděním. Takže ne naplnit sklad, ale vylepšit proces zasobování, aby již nikdy nebyl prázdný sklad.

Vývoda? Z (D0) důležitých se nestanou (DN) důležité nalehavé, ale většinou zůstanou v kvadrantu (D) důležite

Nevýhoda? V některých firmách se změny těžko prosazují, ale jakmile vypadá, že člověk stíhá přidá se mu práce od někoho kdo "nestíhá"

Upozornění

Stáháte či nestíháte? Máte dostatek volného času? Můžete se pochlubit v diskuzi.

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 10:39

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od dubna roku 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím 8x za sebou). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 20 let (o Excel píší přes 25). Zdarma je zde přes 1.500 návodu, tipů a triků, včetně přes 350 různých šablon, sešitů a přes 70 taháků v pdf.