Tweet

Práce a efektivita - software, hardware

Úvodem do efektivní práce

Žijeme v 21. století, díky technice můžete být vaše práce daleko efektivnější, snadnější, rychlejší, automatizována. Stačí jen instalace (nákup, neni-li zdarma) a opravdová znalost možností daného (vybraného) software, efektivita se zlepší mnohdy několikanásobně.

V mnoha podnicích se stále pracují neefektivně. Mají nejnovější počítače i software, ale jejich využití je neefektivní (drahý psací stroj) - pracovníci nejsou průběžně školení (přezkušování).

Dost teorie pojďme si prakticky ukázat na konkrétních programech se kterými mám zkušenost co lidé umí a co by mohli umět. Pár postřehu pro:

• Microsoft Word a spol. - efektivní psaní textů, ...
• Microsoft Excel a spol. - tabulky, grafy, formátování, výpočty, VBA
• Microsoft Outlook (Gmail) - elektronická pošta, kontakty, úkoly, kalendář, Gmail
• Microsoft PowerPoint - nejen jak na prezentace
• Microsoft Project - projektové řízení, BaseCamp
• Hardware dvoumonitorové konfigurace, tisk, mobil, tablet, ...
• Školení, vzdělávání
• Co s ušetřeným časem?

Microsoft Word, atp.

Poznatky jak vám může Microsoft Word ušetřit a zefektivnit práci, například při tvorbě newsletru, brožur, faktur, firemních dokumentů, diplomek, ...

Opravdu umíte?

Pár základních úkonu, které byste měli znát při práci v Microsoft Word

• odrážky a číslování i víceúrovňové
• Styly a správné formátování dokumentů
• Automatická tvorba obsahu - automaticky ne ručně
• Vkládaní tabulek, obrázku - symboly, rovnice, ...
• Záhlaví, zápatí - stránkování, pole, ...
• Sledování změn a komentáře
• Rejstříky - citace, titulky
• atd.

Tvorba obsahu

Nevhodné Nejen sekretářky neumí využívat možnosti Microsoft Word. Co jsem viděl tak práce probíhá takto. Osoba píše text, pak se ručně jen pomocí formátu (bez automatických nástrojů jako jsou styly, odrážky a číslování) provede nastavení kapitol a podkapitol. Vytiskne dokument. Poté do dokumentu opět ručně přidává názvy kapitol a číslování stránek. Činnost představuje několik hodin naprosto zbytečné práce. To nemluvím o požadavku na přidání kapitoly...

Efektivní Použitím stylů a automatického číslování (při přidání kapitoly se vše přečísluje automaticky). Tvoba obsahu je poté otázkou dvou kliků myši!

Obrovská úspora času. To nemulvím o efektivitě při změně (přidání kapitoly). Nedojde k chybě (odkaz na špatnou stránku, vynechání kapitoly, špátné číslování, atd.)

Sledování změn

Nevhodné Dokument se pošle šéfovi na schválení, ten si jej vytiskne a ručně doplní změny (zbytečné tisky a práce, když lze rovnou psát do dokumentu). Takto opravený dokument pošle sekretářce, ta doplní ručně psaný text, opět vše pracně ručně.

Efektivní Ve Word existují komentáře a sledování změn (mnoho lidí neví a neumí použít - psací stroj tyto možnosti také neměl). Stačí, zapnou automatické opravy a přidávat komentáře (opět se divím jak málo osob používá). Změny a úpravy dokumentů jsou poté o mnoho efektivní, pokud opravdu umíte jako tým správně využít (pokud to umí jen jeden člen týmu neocení to).

Kontrola dvou dokumentů

Nevhodné Osoba vytiskne dva dokumenty k porovnání. Pak zvýrazňovačem podtrhávala změny (když jsem to viděl, myslel jsem, že je to dobrý vtip - NEBYL). Přitom byla na Word největší expert ve firmě (raději jsem se neptal, jak Word používají ostatní spolupracovníci). Netroufám si odhadnout, ale vsadím se, že kontrola dvou 15-ti stránkových dokumentů zabrala nějakou hodinu (možná i více jak dvě).

Efektivní Ve Wordu lze porovnat dva dokumenty a během sekundy je hotovo a vidím co a kde je jinak. Word navíc nic nepřehlédne, oproti ruční kontrole.

Dotazníky

Chodí v papírové podobě z Word, přitom stačí poslat odkaz na webovou službu, kde dotazovaný zodpoví. Tazatel má ihned graficky zpracované výsledky. Přitom příprava on-line dotazníku zabere méně práce než příprava papírového (to nemluvím o úspoře za tisk, následné zpracovaní došlých dotazníku a vytvoření grafů pro prezentaci). To že mnoho "dotazníkových" služeb je zdarma nemusím dodávat.

Publikace v *.pdf

Když vidím na intranetu, že hotové interní dokumenty pro zaměstance jsou uloženy jako *.doc, myslím si o firmě svoje (dokonce jsem viděl dokumenty uloženy včetně komentářů, které byli jen pro interní komunikaci autorů - super čtení). Přitom stačí uložit jako *.pdf a originál ve Word nechat přístupný jen pro autory (řešitelský team).

Microsoft Excel

Jak vám může Microsoft Excel ušetřit a zefektivnit práci, například při tvorbě tabulek, grafů, úpravě tabulek, ...

Opravdu umíte?

Pár základních úkonu, které byste měli znát při práci v Microsoft Excel

• Výpočty v tabulkách
• Grafy
• Kontingenční tabulky
• Řazení a filtrování
• Vkládání obrázky, záhlaví, zápatí, ...
• atd.

Stačí pár jednoduchých dotazů a vím, kolik toho člověk s Excelem opravdu umí.

1. Číselná řada (1 -50, vodorovně svisle (tady osoby velice rádi píši čísla ručně )
2. Výpočet ceny plechu (ztroskotá na neznalosti smíšeného odkazování)
3. Vyhledat v tabulce pomocí funkce (znáte a umíte správně použít funkci SUBTOTAL, SUMA, SVYHLEDAT)
4. Filtry (umíte nastavit)
5. Graf (to nechci žádný netradiční jako polární, vodopádový, šablonu grafu)
6. Kontingenční tabulka (koukají na mě jak z jara cože to chci) a to nechci žádné pokročilejší znalosti (průřezy, ...)
7. Podmíněné formátování, vlastní formáty, zamykání, skryté listy, ověření dat (to už se ptát nepotřebuji

Kdysi jsem měl ještě fintu - sloupce byly označeny čísly, což byl všechny nepřekonatelný problém.

Filtry - nevhodně/efektivní

Nevhodně Člověk si vytiskl tabulku z počítače (cca 5 listů) a pak začal zvýrazňovačem zaškrtávat odpovídající řádky, prý práce jen na 2 hodiny a ještě docházelo k přehlednutím!

Efektivní Použitím filtrů, zkliknul dva požadované výběry a ani ne za půlminutu mít vyselektovanou tabulku.

Oproti tabulce vyselektováné ručně, měla ta automaticky vygenerována o jeden řádek více. Ten totiž dotyčný při ručním zvyrazňování přehledl!

Co umí, může umět

Automatická práce Excelu. Excel dokáže pracovat sám (s využití VBA) a tvořit reporty (tj. nahradí sekretářku). Vím o několika "aplikacích" které pracuji autonomně. Jsou tak v daný čas k dispozici požadované reporty (*.pdf) úplně bez zásahu člověka.

Microsoft Outlook (Gmail)

Jak vám může Microsoft Outlook (Gmail) ušetřit a zefektivnit práci, při správě emailů, kalendáře, kontaktů, ...

Opravdu umíte Outlook?

Pár základních úkonu, které byste měli znát při práci v Microsoft Outlook

• nastavení Outlook pro síťovou spolupráci
• práce s email - přijmout, odeslat, přeposlat
• hledání v emailech
• kontakty - synchronizace s telefonem, napojení na sociální sítě
• kalendář a týmová spolupráce, sdílení kalendáře
• úkoly nepoužíváte-li jiný SW

Uspořádání schůzky - nevhodně/efektivní

Nevhodně Pořádá se schůzka pro 5 osob, rozešle se email s termínem a požadavkem na potvrzení. 4 osoby mohou a jeden nemůže, tak pořadatel rozešle další email s novým termínem, jenže jedna osoba je mimo firmu takže po dvou dnech přijde odpověď, že v navrhovaný termín nemůže. Následuje další kolečko emailu. Domluva trvá dva týdny, vymění se desítky emailu, které je potřeba otevřít přečíst, přeplánovat si v kalendáři.

Efektivní Tým má sdílený kalendář, naplánuji schůzku, kdy mohu všichni členové týmu (vidím jejich zaneprázdněnost). Jelikož jsme už nějaký ten rok v 21. století, může osoba mimo firmu potvrdit termín i ze svého telefonu. Takto stačí jeden požadavek o schůzku (email) a je hotovo. To, že se schůzka po potvrzení zapíše automaticky i do kalendáře je jasné (nikdo další již nenaplánuje na stejný čas další schůzku).

Email marketing - nevhodně/efektivní

Nevhodné Využití Microsoft Outlook (Gmail) k emailovému marketingu. Z adresáře se doplní emaily do skrýté kopie (mnohdy udělá odesílatel chybu a doplní do komu, takže všichni mají všechny kontakty!). Po odeslání už nevíme, kdo, kdy a zda email otevřel, zda se podíval na odkaz. Nelze zpracovat statistiku atd.

Efektivní využít pro emailovou rozeslku nějakou webovou aplikací například Mailchimp. Máte k dispozici přehledné statistiky, můžete využívat Autoresponder, nikdy se nestane, že adresát obdrží všechny emaily ostatní, atd. Opět rychle efektivní, přehledné.

Hangout

Určitě ho využívate a víte o co jde (nepředpokládám že tento komunikační nástroj neznáte, neznat ho, to je jako neumět napočítat do pěti). Pokud jste ještě nepoužily doporučuji napravit a co nejdříve vyzkoušet (uspořádat si videohovor s kolegou, nasdílet si obrazovku, ...). Efektivní komunikace, aniž musíte spolu sedět v jedné místnosti. Obrovská úspora času, nejen na cestování. Takto se dá velice rychle a efektivně vyřešit mnoho věcí aniž musíte někam jezdit, daleko chodit.

Zvládne také téměř každý dnešní mobil.

Microsoft PowerPoint

Jak využít Microsoft PowerPoint pro tvorbu prezentací. V dnešní době, kdy je důležité umět jednak prezentovat, ale také umět si připravit pěknou vizuální prezentaci (výsledovky, grafy, prognózy).

Opravdu umíte?

Pár základních úkonu, které byste měli znát při práci v Microsoft

• vložit snímek a opatřit ho texty a obrázky, grafy
• přidat efekty - pokud je to potřeba a vhodné
• nastavit automatické časování
• ...

Prezentace

Nevhodně Lidé si rádi hrají, jsou schopni do jedné prezentace vložit ("naflákat", vložit) desítky různých fontů, barev, přechodů. Chtějí asi ukázat, že zvládají Powerpoint, ale výsledek je žalostný. Kromě různých textových fontů (mnohé nejsou k přečtení), malé svělé písmo na svetlém pozadí (také nepřidá na možnosti dobře přečíst), atd.

Efektivní Vhodné si stáhnout (koupit) nějakou kvalitní šablonu a tu použít na prezentace (pokud nemáte grafický cit). Ušetříte spoustu práce s laděním a pak jen přepíšete texty. Vytvořit a odladit vlastní šablonu zabere mnoho času (mám osobně vyzkoušené). Přitom kvalitní šablony jsou levné (pár dolarů), někdy dokonce úplně zdarma.

Doporučení

Zálohu prezentace proveďte v *.pdf, ne každý má Windows s nejnovější verzi Powerpoint. Bude-li k dispozici Linux, iOS tak můžete mít problém originál spustit. S *.pdf se vám to nestane (ten zvládne i tablet, telefon). Nestane se vám, že vaši super prezentaci nepřehrajete.

Microsoft Project, BaseCamp

Jak na projektové řízení.

Potřebujete?

Spolupracujete s několika odděleními (kolegy), kdy jedno oddělení čeká na podklady druhého? Chcete mít přehled kdo již co splnil, kdo musí co udělat? V jakém stavu úkol je?

Plánování úkolů - nevhodně/efektivní

Nevhodně Kdysi dávno jsem zažil naplánované tři úkoly na jeden den pro jednoho člověka. Přitom jeden úkol zabral jednu pracovní směnu (mnohdy ještě o trochu více). Navíc nebyla úkolům přiřazena priorita. Takže se vybral jeden úkol a ty dva se ponechaly svému osudu. Údiv na konci měsíce že chybí cca 2/3 úkolu byl zarážející. Závěr byl, chyběla motivace, tak se pár osob propustilo. Další měsíc se prý opakovalo, než firma přestala za půl roku existovat.

Efektivní On-line řízení za využití správných nástrojů například BaseCamp (resp. Microsoft Project) je zřejmá. O nutnosti umět tento software ovládat se zmiňovat nemusím. Správně naplánujete úkoly (činnosti). Přiřadíte priority, alokujete zdroje (lidské, finanční). Nastavíte návaznosti, odpovědnosti. Zjistíte (uhlídáte) vytíženosti (ať jedna osoba nemusí být na třech místech současně). Budete mít přehled, v jakém stavu se projekt nachází. V případě nějaké kolize bude možno včas zasáhnout.

Přehledy ve formě Gantových diagramů a dalších tabulek beru jako samozřejmost.

Toggle - víte jak dlouho to děláte?

Pokud se chcete zlepšit, musíte vědět jak dlouho co trvá. Jak na to, opět existují aplikace. Například Toggle. Zadáte úkol, spustíte časování, začnete pracovat, po skončení zastavíte. Na konci dne zjistíte jak dlouho vám ta která činnost trvala.

Se statistikou může opět pomoci Excel. Zjistíte, zda děláte danou věc opravdu efektivně. Případně zda nelze provést rychleji. Zkuste se poptat. Například efektivní tvorba obsahu v Microsoft Word 3 min, oproti neefektivní tvorbě 240 minut. Když se tvoří denně, dokážete si úsporu spočítat. Nejdřív změřit a pak analyzovat s např. s využitím Microsoft Excel.

Poznámka

Jak využít software pro práci v projektovém řízení je na samostatný článek. Pokud bude zájem, mohu se rozepsat více.

Hardware

Máte a umíte správně využít hardware, který máte k dispozici? Víte o možnostech co je k dispozici? Jak vám tento hardware může pomoci?

Co zmíním

• Dva monitory
• Tisk
• Stůl pro práci ve stoje
• Telefony (tablety)
• Wifi

Dva monitory

Nevhodně Programátor, vývojář, konstruktér - pracuji pouze s jedním 19 palcovým CRT monitorem.

Efektivní Jen nákupem LCD monitoru se během roku vrátí náklady na ušetřené elektrické energií. Návaznost lze najít na internetu, nebo si spočítat návratnost v Excel. Argument podložený výpočtem úspory musí schválit každý šéf (pokud nejde o státní organizaci, které úspory nezajímají). Nákupem nových monitorů se nejen ušetří, ale zvýší se motovace zaměstnanců (i když chápu, že tohle není primárním cílem firem - ten je generovat zisk).

Důkazy

• Google: "dual monitors benefits" stačí si projít pár článku. Např. Článek
• Excel - nebo kalkulačka a spočítate si úsporu (návratnost)
• objednáte - když uvidíte o kolik přicházite jen na elektrické energií

Tisk

Nevhodně Vše se tiskne a zaškrtává zvýrazňovačem. pokud je potřeba něco najít prochází se desítky šanonů a hledá se a hledá. Přeposílají se papírové dokumenty (mnohdy stejný dokument na 10-ti místech!). Při dotazu kde (u koho) se nechází nikdo neví, prý až se vrátí (někdy i po více jak třech měsících! - také jsem tomu nechtěl věřit dokud jsem neviděl datum u jednotlivých podpisů daného formuláře ...) se rozkopírovává a zase posílá zpět ať má každý v svém šanonu.

Efektivní Dokument se uloží on-line na "síť" (existuje spousta SW pro řízení dokumentace), pak je přesně vidět, kdo, kdy co podepsal (schválil), kdo ještě chybí atd. Na jedno dvě kliknutí. Nikdo se nemůže vymlouvat (nic se neztratí, nemusím čekat tři měsíce na odpověď,..), je stále a kdekoli k dispozici, včetně nastavení práv kdo a co může vidět! Navíc se velice snadno vyhledává, doplňují poznámky, revize, atd. To nemluvím o velké úspoře papíru a tonerů.

Poznámka: Víte kolik vas stojí veškeré tisky ve vaší firmě? Kolik to je na jednoho člověka? Neochuzujete se o vlastní zisk, který zbytečně vyhazujete?

Stůl pro práci ve stoje

Pár krát jsem vyzkoušel a je to perfektní možnost jak si nejen zlepši zdraví, ale i produktivitu práce. Zkuste někdy pracovat u počítače ve stoje. Přímo existují stoly, kde polohu můžete měnit, jak se vám zachce. Chvílí sedíte, chvílí budete u práce stát.

Pokud máte také zkušenost, můžete se zmínit v komentářích.

Telefony (tablety)

v dnešní době si z telefonu (kromě telefonování a psaní SMS), vyfotíte co potřebujete (přepošlete), přečtete email, upravíte wordovské dokumenty, přečtete pdf, poslechnete hudbu (rádio), zkouknete přednášku (nejen z TED), umí navigovat, najít spoje, projít sociální sítě (klidně v šalině/tramvaji, ať využijete cestu) atd.

Divím se, že chytrý telefon (tablet) vlastní spousta lidí, ale neumí je využívat. Umí telefonovat fotit a hrát hry. Pokročilejší funkce nevyužívají (neumí využívat?, nevědí jak?).

Další výhody Synchronizace kontaktů (včetně LinkedIn, Google+, Twitter, Facebook), kalendáře, úkolů. Měření času na zpracování úkolu (toggl), ...

Wifi v firmě

Firma, která nemá interní wifi snad už ani nemůže existovat (brzo nebude existovat ;) ). Připojite notebook kdekoli, nemusíte hledat kabel. Můžete využít pro připojení telefonu, tabletu (Everynote nejen pro poznámky).

Školení, vzdělávání

O vzdělávání jde napsat celou knihu, proto si své názory, nápady, náměty nechám do nějakého dalšího článku. Třeba budou inspirací vaše komentáře.

Co s ušetřeným časem?

Děláte práci, která vás baví, je smysluplná, přináší vám zisk? Prostě máte práci svých snů?

Grafika inspirováno jedním anglickým článkem.

Závěrem

Za posledních pár let možnosti techniky šli mílovými kroky kupředu. Bohužel znalosti lidí se v tomto tak rychle kupředu nedostávají (proto mnoho osob využívá Word jako lepší psací stroj), Excel (trochu lepší kalkulačka). Cloud, síťová spolupráce, webové služby to už je pro mnoho osob nad jejich chápání (nedivím se, školení si sami nezaplatí, firma je na ně nepošle a sami se nic učit nechtějí).

Jak je to u vás, máte podobné zkušenosti? Umíte moderní hardware se softwarem správně využívat? Které programy využíváte a jak vám usnadňují práci? Kontrolujete se u vás v práci odseděný čas, nebo se klade důraz na výsledky? Používáte dvou (tři) monitorovu konfiguraci? Zkouše-li jste, můžete (pracujete) z domova. Využívate práci na počítači ve stoje? Můžete se pochlubit v komentářích.

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 10:39

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 15 let. Zdarma je zde přes 1.000 návodu, tipů a triků, včetně přes 250 různých šablon, sešitů.

           

Komentáře