Prezentace – na co nezapomenout

Prezentace - na co nezapomenout

Připravit kvalitní prezentaci není vůbec jednoduché. Její kvalitu ovlivňuje mnoho faktoru, některé můžete ovlivnit a některé neovlivníte. Takže než začnete připravovat prezentaci například v Microsoft PowerPointu musíte si ujasnit několik záležitostí:

1. Cíl prezentace
2. Pro koho je určena
3. Místo kde bude prezentováno
4. Čas (kolik na prezentaci, kdy začne)
5. Příprava (Zdroje, cena)
6. Technika a podpůrné materiály
7. Vlastní prezentace
8. Ostatní

1. Cíl prezentace

Stanovaní cílů prezentace SMART tj cíle musí být:

• Specifické
• Měřitelné
• Akceptovatelné
• Reálné
• Terminované

Co od prezentace očekáváme:

• prodej
• seznámení
• školení
• soutěž
• sponzorství
• ...

K správnému sestavení cílů prezentace pomohou níže zmíněné faktory, které mohou přípravu ovlivnit.

2. Pro koho je určena

Kdo Vás bude poslouchat:

• Kulturní úroveň
• Věkové rozpětí
• Pohlaví Muži, ženy, společně
• Odbornost Laici, odborníci, manažeři, ...

Nálada účastníku:

• přišli sami - protože je téma zajímá
• jsou zde z povinnosti (pravidelné školení bezpečnosti)
• nečekají na konec - raut, oběd, losování
• výherci loterie
• nemocní, nezaměstnaní

Kolik budete mít posluchačů

• jeden (dva)
• malá skupina
• velká skupina

Zpětná vazba

• očekává se od účastníku zpětná vazba
  • dotazy
  • diskuze
  • koupě zboží
  • příspěvek (na charitu)
• neočekává se

3) Místo kde se prezentuje

Značný vliv na prezentaci má místo kde bude prezentováno.

Znalost prostředí

• Domácí prostření (vlastní školicí místnost)
• Neznáme prostředí (prezentace u zákazníka)
• Virtuální prostředí – diváky neuvidíme, využíváme moderních prostředků (internet)

Druh místa

• Učebna (jaká světlá, tmavá, půjde okna při promítání slajdu zastínit)
• Výstavní hala
• Hřiště
• Hospoda
• Divadlo
• Modré plátno - virtuální – reportéři v TV, TV shoping
• atd.

Kvalita prostředí kde bude prezentováno

• Kvalitní - klimatizace (zima, teplo), posluchači mají příjemné sezení
• Příjemné - hospůdka, zahrádka, ...
• Nekvalitní - hluk, špína (dílna okolní stroje)
• Nepříjemné prostředí (vězení, špinavé učebny,...)
• Tvar místnosti - lze opustit učebnu (místnost) aniž by odcházejicí rušil ostatní?
• Pohodlí - lze na židlích pohodlně sedět

Venkovní počasí

• nechmurně, prší - to lidem nevadí, že sedí někde zavření a rádi poslouchají
• sluníčko
• zima, sníh

4) Čas

Mnohdy je k dispozici určité množství času. Jednak pro prezentaci a jednak pro následné dotazy. Do kterého se přednášející musí vejít a neskončit v půlce přednášky.

Čas na vlastní prezentaci

• vymezený čas na prezentaci a na dotazy
• neurčeno - prezentace nemá určený čas

Časový harmonogram - pokud máte vlastní prezentaci (školení) je vhodné mít připraven časový plán, který nesmí zapomínat na:

• Přestávky - dlouhá školení a prezentace - po určité době (max. 1,5 hod), stejně už Vás nebudou poslouchat
• Poznámky - posluchačům nechte čas na tvorbu poznámek
• Dotazy - čas položení dotazu a jeho zodpovězení
• Sledovat čas - během prezentace sledovat čas - umět některé podrobné kapitoly vypustit (pokud jste časem limitování) aniž přednáška utrpí

Doba kdy prezentace probíhá - brát na to ohled

• ráno - lidé jsou ještě rozespalí a potřebují probudit
• dopoledne- (nečekají netrpělivě na oběd)
• pře koncem pracovní doby - nepřetahujte nebudou Vás mít rádi!
• večer – nebude raut? Na který se těší více než na vlastní prezentaci

Čas na přípravu prezentace - důležité si uvědomit kolik času se opravdu můžete přípravě prezentace věnovat.

• krátký - vypadl lektor a vy jej musíte nahradit
• dlouhý – prezentaci si můžete v klidu připravit odzkoušet

5) Příprava prezentace

Poučná, zábavná, objevná, ne nudná, ne dlouhá

Struktura prezentace:

• Úvod stať a závěr
• přecházet od "A" k "B"
• Logické členění
• Od obecného ke specifickému

Zdroje:

• Jejich relevantnost – čerpáte z internetu jsou informace opravdu pravdivé
• Aktuálnost – jsou ještě aktuální
• Vlastní zkušenosti – velký přínos (navíc pokud se něco nepovedlo a umí se to podat, bude prezentace velice působívá)
• Copyright – je to vaše vlastní prezentace, nebo jen prezentujete texty někoho jiného

Finance

• Peníze Kolik peněz máte na přípravu prezentace?
• Zdarma co nám přinese (reklamu, zkušenosti, obdiv, ...)

Název prezentace

• krátký
• srozumitelný
• výstižný
• Jak vydělat milión? Nebo Úvod a postupné seznámení krok po kroku jak s malým počátečním vkladem vydělat velké mění? - Který název z předcházejících je lepší je jasné…

Poznámka: Microsoft a jejich prezentace. Je vidět, že prezentace mají opravdu připravené a zvládnuté (téměř jako divadlo). Tuto prezentaci již nepřipraví jeden člověk, tj. více peněz a času (nácvik), kvalitní technické vybavení a zázemí (projektory, externí zvukař, atd.).

6) Technika a pomůcky

S čím budete pracovat:

• Video
• PC a PowerPoint
• Diapozitivy
• Mikrofon
• Flip-chart
• Kombinace - promítaní PowerPointu, Flip-chart, Mikrofon
• tištěná podoba prezentace - budete rozdávat?

Znalost pomůcky

• předem vyzkoušet (mikrofon - vypínání, flipchart ať je text vidět i v zadních řadách,...)
• umět s technikou pracovat - nečekané záležitosti, spací režim u PC, zpětná vazba mikrofon
• flipchart - psát tiskacím a dostatečně velká písmena
• raději méně ale umět ovládat
• zatemnění - na co se bude pomítat

Mikrofon - pokud prezentujete ve velké místnosti

• vyzkoušet předem - jak vypnout, ztlumit, zesílit
• umět vypnout - a nezapomenout vypnout když odcházíte na přestavku
• zpětná vazba - pískání
• zaplnění místnosti - když se místnost zaplní může se mikrofon chovat jinak než v prázné. Být na to připraven a rychle zareagovat.

Další pomůcky

• Modely
• Zvuk (hudební podkres)
• Degustace – většinou má úspěch...
• Čich

7) Vlastní prezentace

Rétorické triky

• podle výzkumu cca 10% verbální projev, 50% neverbální, 40% hlasový) – Pozn.: neověřená informace z internetu
• 3x zopakovat - nejdůležitější věci, pokaždé jinými slovy
• proložit vtipem – opatrně a nepřehánět
• vlastní zkušenosti – ta zabírá nejvíce, navíc pokud je spojeno z nezdarem posluchače potěší.
• poděkovat za pozornost

Hlavní kostru prezentace umět nazpaměť

• pomocný papír ať není moc vidět
• nečíst s papíru
• neopakovat to co je na PowerPointu nebo slajdech

Hlas

• zvýšení hlasu
• ztišení hlasu
• mlčení - lidé zpozorní
• střídaní tempa
• krátké věty (ne rozsáhlá souvětí)
• Jazyk - přizpůsobit profesi (IT – „slangové“ výrazy)
• rozmluvit se - před začátkem, jazykolamy

Oblečení

• oblek? (doporučuje se o stupeň lepší oblečení než posluchači) - výjimka potvrzuje pravidlo (v montérkách prezentujete zařízení manažerům)
• kravaty – co se nosí? Nevíte (koukněte na moderátory v TV)
• vhodné doplňky aktovka atd. (opět záleží na cíli prezentace)

Řeč těla

• Stát - vzpřímený postoj
• Sedět – prezentace výrobků u zákazníka
• Pohybovat se - prospěje to přednášce?
• Gestikulace - přiměřeně. I když výjimky potvrzují pravidlo. (viz Balmer a jeho prezentace produktů od Microsoftu) sice podle příruček jak prezentovat rozhodně jeho vystoupení není, ale vždy má příznivé hodnocení a ohlasy.

Forma:

• Pasivní poslech
• Aktivní účast posluchačů (školení)
• Praktické ukázky (mohou si vyzkoušet i posluchači?)

....

• Začátek prezentace pozdravit, představit se – naznačit o čem prezentace bude, vlastní prezentace, shrnutí s poděkováním, případně prostor pro dotazy (na konci poděkovat za dotazy).
• Nečíst doslova co máte na slajdech (PowerPointové prezentaci) – použít vlastní slova
• Text nechat dostatečně dlouho ať si jej účastníci stihnou přečíst.
• Konec prezentace poděkovat

8) Ostatní

Co ještě je vhodné zmínit v souvislosti s školením (prezentacemi).

• Reklama a propagace – pokud se chcete pořádáním prezentaci živit musíte se nějak prezentovat.
• Reference – firma pořádající školení (prezentace) si určitě nenechá ujít možnost pochlubit se kladným hodnocením školení.
• Tiskoviny - Prezentace k dispozici v tištěné podobě
• Dárky a výhry – pro účastníky prezentace. Pozor ať to není úplatek...

Podklady

Z vlastních zkušenosti při školeních a prezentacích, která jsem pořádal a pořádám.

Závěr

Jde o body na co se zaměřit, co může přinést při přípravě prezentace problém. Pokud bude zájem mohu některé kapitoly rozvést podrobněji.

Takže z vlastní zkušeností vím, že ne vše v knihách o prezentacích se musí dodržovat. Například když je přednášející v montérkách a posluchači v kravatách, tak dovedou poslouchat a nevyrušovat. Přitom se stojí u mašiny, kde je hluk nejen dané mašiny ale i z okolí (to nemluvím o vedru). Takže teoreticky nevhodné prostředí, včetně nevhodného oblečení přednášejícího, ale „prezentace“ funguje a posluchači jsou spokojeni...

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 10:52

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od dubna roku 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím 8x za sebou). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 20 let (o Excel píší přes 25). Zdarma je zde přes 1.500 návodu, tipů a triků, včetně přes 350 různých šablon, sešitů a přes 70 taháků v pdf.