Tweet

Načítat excelovské soubory do Power BI

Úvodem načítat excelovské soubory

V tomto článku se podíváme na načítaní excelovských souboru. Z důvodů mnoha možností a přehledností je článek rozdělen na jednotlivé kapitoly

• Jak načíst konkrétní list
• Jak načíst konkrétní tabulku - tabulka jako tabulka
• Jak načíst definovaný název
• Jak načíst více listů
• Jak na skryté listy a "superskryté" (VeryHiden)
• Jak na dynamickou změnu parametru
• Další možností načítání - co se jinam nevešlo
• Související články
• Ke stažení

Jak načíst konkrétní list do Power BI

Z mého pohledu nejčastější požadavek, načíst konkrétní list z Excel. Jak tedy načíst konkrétní (vybraný) list. Pro načtení předpokládám, že máte k dispozici excelovský sešit, například PowerBI_data_list.xlsx (viz podklady ke stažení, kde si můžete zdarma stáhnout).

Tento soubor načteme do Power BI. V menu Domů (Home) klik na Načíst data (Get Data) a a v menu vyberete co potřebujete načíst, nebo-li klik na ikonu Excel. (Načítání je velice podobné jako v Excel a načítaní do Power Query editoru).

V zobrazeném dialogovém okně Otevřít (Open) si vyberete příslušný excelovský soubor (z daného adresáře / složky).

Klikem na Otevřít (Open) se vám zobrazí dialogové okno Navigátor (Navigator). Kde uvidíte list (nebo více listů, pokud soubor obsahuje, stejně tak pojmenované názvy, defnované názvy, ... ), vybraný list si můžete zaškrtnutím do Power BI načíst.

Poznámka: Pokud chcete hromadně načítat více listů, doporučuji prostudovat další kapitolu, zde představjí trik, kde listy můžete vybírat na základě shodných kritérii (třeba názvy listů začínájící písmenem, jen skryté listy, ...), atd. Ať se zde zbytečně netrápíte, složitější výběry, které lze udělat efektivněji než klikáním na jejich názvy.

Zde jde o jeden list tak máte-li zaškrtnut vybraný list, vpravo se vám objeví náhled tabulky (ať víte co budete načítat):

Vpravo dole máte na výběr tři ikony Načít (Load), Transformovat data (Transform Data), Zrušit (Cancel).

Pozor: Díky překladům se názvy dle verze mění, ale pozice zatím zůstává ;). Proto mám raději angličtinu.

• Načíst (Load) - ikona úplně vlevo - načte data přímo do Power BI - toto talčítko využijeme
• Transformovat data (Transform Data) - prostřední tlačítko - načtete data do Power Query Editoru (o tom v samostatném článku, tak zde přeskočím)
• Zrušit (Cancel) - pokud si rozmyslíte a nebudete chtít načíst

Klikem na Načíst (Load) se vám data z vybraného listu načtou přímo do Power BI. Tlačítko úplně vlevo.

Poznámka: Pokud data potřebují úpravy, je nejprve potřeba tyto data "prohnat" přes Power Query Editor (Editor je téměř stejný jako v Excel) a tam nejprve upravit a pak nahrát do Power BI, ale o tom v samostatném článku.

Po načtení dat, jejíž načítání může chvílí trvat, se data načtou do přímo do Power BI. Jen je možná na první pohled nevidíte. Pokud si nevšimnete lišty napravo, kde jsou (ve vašem připadě je jen jeden) název listu a názvy sloupců (zde zaleží na načítaných / načtených datech).

Chcete-li vidět vaši tabulku (vaše data), stačí vlevo klik na ikonu Data a tabulku uvidíte. O dalších možnostech a nastavení okna Power BI se zmíním v samostatném článku.

Tak a máte načtenou tabulku. Jednoduché co říkáte?

Jak načíst konkrétní tabulku do Power BI

Mate-li v Excelovských sešitech tabulky definované jako tabulky (Table as Table). Můžete načítat přímo tyto jendotlivé tabulky (mnohdy se zjednoduší následné úpravy tabulek, pokud by došlo k načtení celého listu).

Předpokládám, že máte k dispozici excelovský sešit, který obsahuje tabulku jako tabulka například PowerBI_data_tabulky_jako_tabulka.xlsx (viz podklady ke stažení na konci článku). Sešit obsahuje více tabulek jako tabulka.

Zdrojová data obsahují záměrně více tabulek, které následně využijeme při tvorbě relací (vazeb) v samostatném článku.

Základ je stejný jako u načítaní tabulku (viz předchozí kapitolu) Jak načíst konkrétní list jen v navigátoru data vypadají jinak.

Po načtení v Navigátoru kromě názvu listů vidíte i názvy tabulek definovaných jako tabulky. Ikonky u tabulek jako tabulky jsou odlišné oproti názvům listů. Opět stačí zaškrtnout jednu nebo více (jak vybírat více tabulek efektivněji je popsáno v následující kapitole).

Poznámka: Zobrazena v náhledu bude jen posledně vybraná tabulka.

Následně stačí klik na Načít (Load) - ikona úplně vlevo a opět se data načtou přímo do Power BI (jak načítaná data upravit přes Power Query Editor bude v samostatném článku).

Samozřejmě že v Power BI uvidíte více tabulek. A pokud máte vybranou záložku Data (na pravém panelu) tak uvidíte i data ve vybrané tabulce.

Jak načíst definovaný název

Chcete-li v Power BI využívat i konstanty, které v excelovském sešitě máte jako definované názvy tak i tyto můžete do Power BI načíst.

Předpokládám, že máte k dispozici excelovský sešit, který obsahuje definované názvy PowerBI_data_definovane_nazvy.xlsx (viz podklady ke stažení). Může obsahovat jeden nebo více definovaných názvů.

Načítat excelovské soubory umíte z předchozích kapitol. Jen v Navigátoru bude definovaný název mít jinou ikonku.

Načtení do Power BI již také umíte tak přeskočím. Už asi tušíte jak se "tabulka" načte. Ano načte se jako tabulka, kdy název tabulky bude onen definovaný název, sloupec se bude jmenovat Column1 (Sloupe1).

Jak načíst více listů

Jak načítat více listů. Na první pohled to vypadá na zbytečnou kapitolu, zaškrtnete více listů a máte hotovo. Ale teď si představte, že listy v načitáném souboru přibývají, například máte v listy pojmenovány po měsících, zatím jen k dispozici list leden až duben, ale příští měsíc ve zdrojové tabulce přibude další měsíc (květen). Ten se pak automaticky nenačte. Co teď? Ruční změna? To asi, teda určitě nechcete. Možná navrhnete dynamické parametry, ano ale asi na začátek komplikované. Nejde to jinak? Jde.

V této kapitole ukáži málo známý trik (ano pokud pracujete v Power Query tak již ho možná znáte).

Předpokládám, že máte k dispozici excelovský sešit, který obsahuje definované několik listů s tabulkami (zatím nebudeme řešit jak vypadají, ukážeme si jak je hromadně dle nějaké podmínky načíst). Mějte třeba soubor PowerBI_data_vice-listu.xlsx (viz podklady ke stažení).

Z předchozí kapitoly umíte data otevřít v Navigátoru.

Zde, ale nebudete vybírat jednotlivé listy, ale využijete triku. Neboli pravý klik nad celým souborem (nad "složkou"), které jednotlivé listy obsahuje. A z menu vyberete Transformace dat (Transform data). Nebo-li první položku na kontextovém menu.

Dostanete se do Power Query Editoru. Zde si můžete vybírat co a jak chcete náčíst, které listy, zda mají listy nějak začínak, končit, obsahovat třeba číslo, atd. (tyto informace přesahuji rámec článku).

Ať ale neskončím v půlce (v samostatném článku se podíváme, jak vybírat jen potřebné lista atd.). Pro zrychlení a efektivní ukončení nás v Editoru bude zajímat zobrazení dat z jednotlivých tabulek (ano trochu nelogické než pochopíte princip). Zde stačí kliknout na ikonu pro rozbalení (malá ikonka nad sloupcem Data).

Zobrazí se co chcete načítat. Zde pro zjednodušení stačí klik na OK. V článku o Power Query Editoru si následně rozebereme podrobněji.

Tabulka se rozbalí. Ano není úplně ideální. Ale o úpravách se budeme bavit v samostatném článku. Výhoda, že pokud v souboru přibydou další listy a vy následně aktualizujete Power Query, tak se načtou i nově vložené listy (což se u ručně vybraných listů nestane, načtou se jen data z těchto listů).

Práci v Power Query Editoru ukončíme načtením do Power BI. Z menu Domů (Home) klik na Uložit a zavřít Close & Apply.

Hotovo a máte načteno v Power BI

Poznámka: Vím, že data jsou neuspořádaná (obsahují sloupce, které třeba nepotřebujete, podobně na tom mohouu být řádky, atd.). Jakmile budete znát Power Query Editor (viz samostatný článek), tak si data upravíte, jak budete potřebovat a následně do Power BI načtete upravená data, která následně zvizualizujete.

Jak na skryté listy

Skryté a "superskryté" (VeryHiden) můžete zobrazovat stejným postupem, načtete do Power Query Editoru, upravíte co potřebujete a pak stejně jako v předchozí kapitole tohoto článku načtete do Power BI. Případně před načtením ještě v Power Query Editori data upravíte.

Jak na dynamickou změnu parametru

Například složka se mění dle názvu měsíce, roku, divize. Ať nemusíte vytvářet několik reportů, případně ručně vstupovat do Power Query Editoru a tam upravovat ručně můžete využít dynamických parametru. Protože na pozadí PowerQuery edituru je M-kód, neboli vcelku jednoduchá syntaxe, která se dá paramatrizovat (upravovat na základě požadavků).

Tato část článku je v přípravě, nejprve potřebuji sepsat článek o M-language pro Power BI a následně se, zde na něj odkážu. Ať porozumíte proč upravuji M-kód proč tvořím vlastní funkci, atd.. A jak mohu (případně nemusím) aktualizovat následně data.

Odkaz sem doplním až sepíši přislušný článek.

Další možností načítání

Zde budu shromažďovat tipy a triky (klávesové zkratky) co se jinam nevešlo a může vám pomoci při načítání dat do Power BI.

Související články

V přípravě až článku bude více.

Ke stažení

Soubory ke stažení:

• Data list
• Data tabulky jako tabulky
• Data definované názvy
• Data více listů

Data ke stažení zdarma.

Závěrem

Napadá vás co do článku ještě doplnit? Máte nějaký tip?

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 11:02

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 15 let. Zdarma je zde přes 1.000 návodu, tipů a triků, včetně přes 250 různých šablon, sešitů.

           

Komentáře zatím nejsou

Můžete být prvními co zanechají smysluplný komentář.