Faktury - kontrola splatnosti v MS Excelu

Úvodem ke kontrole faktur

Malá firmy, která chce mít přehled ve splatnosti vydaných faktur. Vydá několik desítek (stovek) faktur ročně, ale nechce používat účetní program. Jen chce mít přehled o zaplacených fakturách v Excelu.

Účetní nebo asistentka faktury zapisuje do tabulky a ručně dopisuje datum obdržení platby.

Jednou denně (týdně) označí nezaplacené, opožděné, faktury a předa řediteli (majiteli) firmy. Jak nemuset všechny úkony tvořit ručně (jak praci automatizovat).

Původní řešení

Tabulka ve které se vše zapisuje ručně. Bez nějakých pokročilejších funkcí - filtry, nebo funkce DNES). Asistentka jednou denně prošla a označila ručně nesplacené/splacené fkatury.

V původní tabulce bylo potřeba udělat:

• Nastavit aktuální datum
• Doplnit datum u splátek
• Doplnit texty (OK, POZDĚ, ....) - vše ručně kontrolovat, (zda není po splatnosti, atd...)
• Nastavit formátování řádku - podle textu (OK, ČEKÁ, POZDĚ, ...)
• Vytiskout

Na kalkulačce se dopočítavaly souhrny plateb.

Úprava původního řešení

Co bylo doplněno:

V nové tabulce bude mnoho činnosti provedeno automaticky (provede je sám Excel),

• automatické označení (OK, ČEKÁ, POZDĚ, ...)
• barevné označení řádku

Navíc automaticky obdržíte:

• Jak jsou na tom jaké platby (souhrny, které se počítali na kalkulačce)

Na asistentku zbude jen:

• Doplnit datum splátek
• Vytiskout

Co budeme požadovat od automatické kontroly

Po spuštění excelovského souboru se ohlásí, které faktury jsou po termínu splatnosti. Pokud je zadáno datum zaplacení faktury bude označeno, zda byla faktura zaplacena se zpožděním (opět vylepšení oproti původní verzi). Tj. doplnění o počet faktur a částky, které mají být zaplaceny / jsou zaplaceny.

Co jsem využil při tvorbě tabulky

V ukázkové tabulce Automatická kontrola splatnosti faktur jsou použity toto možností co nabízí MS Excel

• Funkce KDYŽ, A - podrobněji v článku Funkce Logické
• Funkce DNES - podrobněji v článku Funkce Datum a čas
• Filtry - podrobněji v článku Filtry - základy
• Podmíněné formátování - podrobněji v článku Podmíněné formátování - praktické příklady
• Funkce COUNTIF - podrobněji v článku COUNTIF - Funkce statistické
• Funkce matematická - SUMIF -

Jak bude tvorba probíhat

Jelikož osobně se učím nejlépe na příkladech (dávám je zdarma ke stažení), vytvořil jsem postup od jednoduché tabulky, kterou jsem postupně vylepšoval a jednotlivá vylepšení uložil na samostatné listy. Soubor je na konci článku ke stažení zdarma.

Ke stažení

Soubor Automatická kontrola splatnosti faktur ke stažení zdarma (Excel 2007 - 2013). Soubor nevyužívá makra (tj. je bez maker).

Poznámky

Sešit je rozdělen do několika listů pod názvy "verze 0" až "verze 4", čím vyšší číslo verze tím dokonalejší tabulka.

Možné doplnění automatická kontroly splatnosti faktur

Vydaná faktura se může do přehledu doplnit automaticky (pokud i faktury troříte v Excelu). Případně exportovat tento souhrn do *.pdf, automaticky generovat upomínky v *.pdf s odesíláním na emailem zákazníka (jednou za týden). Seskupování faktur podle firem, atd.

Závěrem

Vyhovují Vám více ukázkové příklady nebo spíše teoretický popis pouze s konečným řešením? Napadá Vás, o co by mohl být soubor pro automatickou kontrolu splatnosti faktur doplněn? Můžete použít komentáře.

Článek byl aktualizován: 23.02.2021 10:17

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 15 let. Zdarma je zde přes 1.000 návodu, tipů a triků, včetně přes 250 různých šablon, sešitů.

           

Komentáře