Access - Plánování databázové aplikace

Proč plánování databáze?

Pokud nám nevyhovují standardní databáze a CRM systémy (SAP, Orande, K2, ...) a chceme si naprogramovat vlastní aplikací. Před samotným programováním doporučuji začít s plánováním a sepsaním jednotlivých požadavků co vlasně od budoucí databáze očekávate (případně co Vaše současná databáze nesplňuje).

Dobrým naplanováním se v budoucnu vyhnete problémům při jejím rozšiřování a upravách, které budete muset provádět.

Plánování databázové aplikace

Čím dokonaleji se budete věnovat přípravné fázi. Tím více času ušetříte při následných změnách, doplňování a úpravách databáze. Tato fáze je většinou (spíše vždy) nezáživná a nudná. Osobně doporučuji tuto etapu nepodcenit a nezáživnost překonat.

Předpokládám, že plánujete databázi, kterou bude používat více uživatelů. Doporučuji aby se přípravě plánování této databáze zůčastnili i další spolupracovníci, kteří budou databázi používat. Ať mohou vyslovit svůj názor, potřeby.

Pokud již nějakou databázi (či tabulky v MS Excelu, šablony v MS Word) používají mohou Vám přinést mnoho podnětů. Veškeré podněty si sepíšte. V této fázi není důležitá znalost programování, ale logické a systematické uvažování.

Systemové požadavky:

• seznam tabulek a jednotlivé entity (položky) a jejich typ.
• vzájemné vazby
• vyhledávací kriteria
• formuláře - vzhled obrazovek pro vstup dat
• zobrazení - vzhled obrazovek pro výstup dat
• sestavy pro tisk - jak se budou data tisknout
• výpočty - provadění většinou na pozadí
• import dat (čárové kody, bankovní psd výpisy, ...)
• export dat - (daňové přiznání pro finanční úřad, ...)
• možnost změny dat
• možnost mazání dat
• archivace a zalohování
• možnost přesunu (je něco jiného než mazání změna)

Jak začít?

V dalším textu si jednotlivé položky probereme podrobněji.

Jak funguje databáze

• Obdrží vstupní údaje (zadáme)
• Provede zpracování
• Zobrazí výsledek (obrazovka, tiskárna)

Pro základní představu snad postačí. Můžeme se vrhnout do práce.

Studium dosavadního systému

Pokud začínate vytvářet aplikaci, většinou nikdy nezačínate od nuly. Máte nějaké formuláře k dispozici(faktury, dovolenky, dodáci listy, faktury, ...). Obrazovky dosavadního podnikového systému, či různé pomocné tabulky. Vše vytiskněte na papír, včetně různých variant. Výhodou jasou i skutečné vyplněné formuláře (zvláště ty který nají některé dodatečné informace dopsány, jelikož v dané chvíli univerzální formulář plně nevyhovoval.

Do formulářu můžete doplnit údaje o vhodných úpravách, vyškrtat políčka, která se nevyplňují, nebo přestala vyplňovat, údaje na které zatím není políčko, ale často se dopisují (vždy na jiné místo).

Vytiskněte i zadávací obrazovky. Podobají se papírové a formuláře a zadávací obrazovky? Doporučuji aby v nově vytvořeném systému se podobaly. Usnadní to vkládání dat, zjednoduší jejich kontrolu a pro uživatele to bude příjemnější. Na následujících obrázcích je ukázka.

Z obrázku je jasné který formulář se bude lépe vyplňovat. Nedejte na slova programátoru (mnohým stačí přikazová řádka). Pozvěte si zaměstnance, kteří budou dané formuláře vyplňovat a ukážete jim dvě varianty a uvidíte, že se rozhodnou pro ten druhý. Jelikož na obrazovce vypadá téměř stejně jako ve skutečnosti.

Výpočty:

Provádíte nějaká výpočty ručně? Průměrý plat, celkový plat, průměrný zisk na zakázku, atd. i tyto záležitosti mohou být naprogramovány a stiskem tlačítka máte požadovanou sestavu (nemusíte dlouze počítat).

Souhrné seznamy:

Seznamy, na které nesmíte zapomenout. Seřazení zaměstanců podle abecedy (vcelku jednoduché), věku, data narození (ať můžete popřát k narozeninám svátku), výdělku, oddělení, doby zaměstnání (poděkování za dlouhodobou práci) atd. Seznamy nejsou až tak zbytečné jak se může na první pohled zdát. Pokud jsou správně vytvořeny umožní rychlejší přístup k informacím, které by Vám jinak zabraly spoustu času.

Data, Formuláře, Sestavy

Data

• Délka a typ - délka datové položky a její typ (s tímto může pomocí programátor) Kolik písmen bude max obsahohat jméno, adresa atd.
• Počet položek - kolik jich bude (doporučuji zaokrouhlit na nejbliží 10-ti násobek). Mezi 400 a 600 není rozdíl. Mezi 400 a 40.000 již rozdíle je.
• způsob řazení (abecedně, časově, velikostně, ...)
• výpočty (Příjmy - Výdaje, průměry, souhrny ....)

Formuláře

• výběrový kriteria (pouze muže, jen ženy, studenti, neplaticí zákazníci,...)
• speciální požadavky - (grafické, třeba čarový kod vlevo nahoře protože se dobře čte, adresa v určitém místě jelikož máme obálky s průhlednou plochou pro adresu, budou se dokumenty zakládat do šanonu? počítat s místem pro klipsny) ...)

Výstupní sestavy (tisky)

• počet tisku - (1x za rok, několikkrát za den včetně x kopií (odesílací list, faktura)
• speciální tisk - čárové kody, štítky, formuláře jiných rozměrů než A4, velké plachty, ...

Vzájemné vazby

• kontrola co nejprve a co potom - objednávka a pak dodání
• zaplatit neprve již dodané zboží a až poté dostane zakazník další...

K této problematice doporučuji přizvat programátora. Vysvětlení vazeb 1:1, 1:n, n:n proberu v jiném článku.

Co brát ještě v úvahu

• Budoucnost - předpoklad jaká změna se očekává do 2 let (počet zákazníků teď 100, do 2 let 200 nebo 20.000?)
• Grafika - existuje graficky podklad (složenka) jak mohou být datové položky na formuláři rozloženy, aby jejich kontrola bala rychlejší a jednodužší
• Automatická kontola- (IČO, DIČ, rodné číslo lze jednoduše matematicky zkontrolovat zda v něm není překlep. To stejné platí i pro čísla účtu u bank atd.)
• vkládano nebo generováno- (bude údaj zadávat uživatel, nebo se bude generovat automaticky - aktuální čas)
• Četnost změn - jak často se budou data měnit - (rodné číslo se většinou nemění, kurz dolaru se mění denně) mnohdy se data mění více než si v úvodu myslíte...

Která položka by měla být v databázi:

• informaci potřebujeme vidět na obrazovce
• informaci potřebujeme pro tisk sestav
• informace se používa pro výpočet (statistiku)
• informace se používá jako výběrové kriterium
• podle položky se řadí
• definuje vzájemné vazby (většinou si určí programátoři)

Pracovní proces

Jak funguje tok informací v podniku. Tj. odkud kam formuláře putují a kdo co do nich vypisuje. Co se musí udělat před uzavěrkou, kdo co kontroluje.

Pracovní proces by měl obsahovat:

• posloupnost zadávání dat (první se vytvoří nabídka, pak se přijme objednávka, vystaví se dodací list a faktura, zaučtuje se proplacení, ...)
• kdo které údaje zakládá
• kdo, co a jak následně kontroluje
• kdo má ke kterým údajům přístup
• kdo a kdy provádí statistické výpočty (ukončovací procesy) - musí být něco ukončeno
• aktualizace dat (kdo, kdy)
• archivace dat
• mazání dat
• jak dlouho operace trvá - některé výpočty zaberou minuty
• sestavy kdo má ke kterým přístup (může je jen zobrazit nebo i tisknout)
• exporty - budou potřeba nějaké
• importy - (například bankovní výpisy v psd)
• aktualizace (např. změna DPH, odvody, daně, sazby, kurz, které se mění)
• bezpečnost

Hotovo?

Poznámka:

Zdá se Vám to jako hodně zbytečné práce? Právě naopak, pokud spustíte databázi a posléze ji budete upravovat zabere to více práce. Nebo pokud bude navržena databáze uživatelsky nepřivětivě budou si uživatele tvořit vlastní Excelovské tabulky, kde si povedou skutečné záznamy a do databáze budou zapisovat protože musí!

Závěrem

Tento postup můžete použít i když budete vybírat dodavatele informačního systému na klíč. Budete takto moci přesně uvést co potřebujete. Požadavek "koupit CRM systém" nestačí. Takto bude dodavateli schopeni přesně řící co potřebujete. A on může reagovat zda Vašim požadavkům bude moci vyhovět. Jinak jen nainsaluje "univerzální" databázi a vy se budete musíte přizpůsobit. Což bude v konečném důsledku daražší než v počátku kvalitně navržená databáze. V budoucnu může ona univerzální databáze přinést více náklady, když ji budete měnit nebo celou předělávat.

Článek byl aktualizován: 19.09.2020 11:09

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 15 let. Zdarma je zde přes 1.000 návodu, tipů a triků, včetně přes 250 různých šablon, sešitů.

           

Komentáře