Přeskočit navigaci | Přeskočit na novinky
     

Jste zde: Úvodní stránka » project » time-management » dulezite-nalehave

Důležité - naléhavé

... vše musí být hne hotové ...

"Já nestíhám."

Když už hoří je pozdě začít vyplňovat pojistnou smlouvu ...

Stále se na nás sypou úkoly, které se musejí promptně udělat. Známa věta: "Včera bylo pozdě.". Jak zjistit co je opravdu potřebné, co může počkat?

Důležité, naléhavé

Každou činnost lze hodnosti ze dvou hledisek:

  • důležitost - naplňování priorit a cílů (nejen našich)
  • naléhavost - jak rychle to musí být hotovo

Mezi těmito dvěma "parametry" je obrovský rozdíl. Pro názornost parametry zobrazim v grafu (viz obr.). Na x-sové ose máme naléhavost a na y-vé ose důležitost. Graf rozdělime do 4 kvadrantů.

Důležité - naléhavé

Kvadranty označíme:

  • DN - důležité a naléhavé
  • D0 - důležité a nenaléhavé
  • 0N - nedůležité a naléhavé
  • O0 - nedůležité a nenaléhavé

Kde jsme a kde je vhodné se nacházet

Aneb něco ze statistiky :)

  • Dle výzkumu při stejné důležitosti dáváme přednost naléhavému (cca 72%).
  • Jiná studie říká, že (cca 80%) problémů řešíme až, když se nastanou.
  • U špičkových firem zvládajících timemanagement, její zaměstnanci traví v kvadrantu důležitém (D0) (cca 70% - 80%)

Můžeme si položit otázky jak jsme na tom ?

  • Ve kterém kvadrantu se pohybujete nejčastěji?
  • Který kvadrant Vás stresuje nejvíce?
  • Kdy děláte více chyb - když pracujeme pod tlakem, nebo když máte na promýšlení trochu času?

Soustředění na Důležité

Nejdůležitější, nikoli nejnaléhavější úkol vyřiďme jako první!

Jak již víme, měli bychom se v kvadrantu "důležité" pohybovat co nejčastěji a také tam strávit nejvíce času.

Jak na to? Při příchodu Nalehavých úkolů je odmítat, modifikovat, delegovat, navrhnout jiné varianty. Nebudete vytrhování z Vaší práce, která Vám půjde lépe od ruky.

Příklad 1 Znáte to, děláte na nějaké důležité věci a kolega zavolá, je to naléhavé, nevíme jak danou operaci provést? No a vy jdete zařídit potřebné věci, přestože potřebujete hodinu na dokončení vaši původní práce. Co se stane, když si kolegu tu hodinku nebudete všimat? Bude zmatek? Pár lidí nebude vědět jak to udělat? No a co? Konečně se třeba odpovědní (kolega) rozhoupou a seženou potřebné vybavení. Koupí/opraví správné a kvalitní nařadí. Jelikož proč by to dělali, když doteď to někdo promptně vyrobil/upravil?

Možná budete mít špatné svědomí, že je někdo v "problémech". Nevadí, však kolega v problémech není vaší vinou. Do budoucna to pomůže nejen Vám, ale také ostatním. Dotyčný může popřemýšlet, co je potřeba zajisti.

Dalších marketingové zásady praví. Vyberte 20% činosti, které přinesou 80% výsledků. Na zbytek se můžete vys nedělat.

Příklad 2 Na dílně dojde materiál. Snažíte se od dodavatele zajistit promptní dodávku. Přestože to je práce někoho jiného, ale ten je třeba nemocen. Problém není v prázdném skladu (chybějicím materiálů), ale v projektu (viz projektový management). Je potřeba počítat se zastupitelnosti, nahraditelnosti. Možným zpožděním. Takže ne naplnit sklad, ale vylepšit proces zasobování, aby již nikdy nebyl prázdný sklad.

Vývoda? Z (D0) důležitých se nestanou (DN) důležité nalehavé, ale většinou zůstanou v kvadrantu (D) důležite

Nevýhoda? V některých firmách se změny těžko prosazují, ale jakmile vypadá, že člověk stíhá přidá se mu práce od někoho kdo "nestíhá"

Upozornění

Stáháte či nestíháte? Máte dostatek volného času? Můžete se pochlubit v diskuzi.

Článek byl aktualizován: 03.04.2012 19:36

Odměna

Ušetřil vám tento web čas, peníze? Pomohl vyřešit problém? Jste ochotni poskytnout symbolickou odměnu na další rozvoj? Vybrte si formu odměny, která vám vyhovuje.


Pavel Lasák - autor webu

Pavel Lasák

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 ne této doméně) - Roku 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici také na on-line videích pro SEDUO. Školím a konzultuji, učím na MUNI. Hlavně tvořím tento web. Je zde k dispozici přes 1.000 návodu, tipů a triků včetně stovek různých šablon, sešitů.

   Pavel Lasák LinkedIn Profil    Pavel Lasák Google+ Profil    Pavel Lasák facebook Profil    Pavel Lasák twitter Profil

Komentáře


HOnz

Přidáno: 03.04.12 19:36

Fantastiké, pracoval jsem tak ze začátku, že jsem řešil 80 problémů ve 20 procentech činnosti. Ale jako za nákupčím za mnou čím dál více a více lidí chodí a otravuje mě s mnoha problémy. Nemůžu se na nic soustředit a složitější práce přichází vniveč. Z původního hledání správného systému a alterntativ, vylepšování postupů se pomalu ale jistě stává řešení naléhavých ale nedůležitých věcí pod tlakem a tedy s chybami. Tohle je fantastický sumarizovaný článek čeho se držet a na co si dávat pozor. Know how :) Převedeno z původního webu.

Jan

Přidáno: 03.04.12 19:38

Prodělal jsem několik školení a jsem za tyto stránky moc rád, člověk si zde může oživit a znovu poskládat spoustu věcí, jinak ze skušenosti (trošku tvrdé) potvrzuji že Paretův princip (80/20) je pro mne jedno ze stěžejních poznání a dovedností, které mi v současnosti velice pomáhají. Převedeno z původního webu.

Pavel Lasák

Přidáno: 03.04.12 19:38

Přesně tak. Člověk se musí naučit říkat NE! Jinak se utopí v práci, kterou na něj nakladou.






Sdílejte

Pomohl Vám návod?
Sdílejte na Facebooku, G+
LinkedIn...

Nové články


Newsletter

Přihlaste se odběru novinek a získejte:
Ebook zdarma -
10 kroků ke zvládnutí (Word, Excel, PowerPoint)
Šipka Kniha 3D Více o ebooku ...

TOPlist Licence Creative Commons webarchiv rss XML

Stránky o MS Office (Excel) produktu společnosti Microsoft. Neslouží jako technická podpora.
| Email na autora: pavel.lasak@gmail.com | Copyright © : Pavel Lasák 2004 - 2017 | 4780

Tento web zatím neprošel jazykovou korekturou. Beta verze redakčního systému.