Přeskočit navigaci | Přeskočit na novinky
     

Jste zde: Úvodní stránka » excel » ostatni » 10-tipu-pro-Excel-HR
Microsoft Excel logo

10 tipů jak využít Excel v HR

Videokurzy Excel

Ve spolupráci se SEDUO jsem vytvořil několik videokurzů:

Využijte možností Excel při práci v HR naplno, aneb předejte práci s daty Excel a ušetřený čas věnujte třeba dalším náborům ;).

10 tipů pro práci v HR kdy využijete Excel

Jako personalistka (personalista) určitě pracujete s Excelem. Proto předpokládám, že se vám budou hodit tipy, které vám vaši práci zrychlí a usnadníte. Komu věnujete ušetřený čas, už nechám čistě na vás:


1. Filtry a řazení

Microsoft Excel - seřadit a filtrovat

Jedna z častějších činností HR pracovníků s tabulkou je řazení nebo filtrování. Časté požadavky, které řazení a filtry v Excel vyřeší:

  • Abecedně seřadit - podle jména, příjmení, platu, doby trvání pracovního poměru, znalostí...
  • Vyfiltrovat podle pozice - například všechny techniky, programátory, SAP speciality
  • Vyfitrovat pozice s různými názvy () - aneb využití * a ? (hvězdičkové a otazníkové konvence)
  • Automatizace těchto procesů - aby se filtrovalo elegantně - rozšířený filtr
  • Porovnání dvou tabulek - využitím rozšířených filtrů

Poznámka: Znalosti funkci datum a čas se budou hodit ve spojení logických funkcí, statistických funkcí.)

Kde najdete více informací:

Na toto téma jsem sepsal několik článku. Je pravda, že některé nejsou zaměřené přímo na personalisty, ale nevadí, jen místo hledání výrobku (služeb) hledáte pracovníky. Základ je stejný, jen máte jiná data. Chcete-li se dozvědět více:


2. Načtení dat (například z *.csv) a jiných

Microsoft Excel načíst externí data

Určitě na personálním pracujete v informačním systému, ze kterého obdržíte data (například ve formátu *.csv - data oddělená středníkem). Co s tímto souborem dále? Musím vůbec data expoortovat? Nejde o zbytečný krok? Nejčastější dotazy při spolupráci s informačním systémem

  • Načíst *.csv soubor do Excel - data získána z informačního systému například SAP
  • Načíst data z interního portálu - nebo externího (například webová stránka)
  • Automatizovaně načítat data - je to jednodušší než si myslíte a zkratky ODBC se nebudete bát

Kde najdete více informací:

To že data umíte načíst ručně je dobrý začátek, opravdová výhoda nastává, pokud data budete načítat automatizovaně. Nemusíte nic složitě hledat a zkoušet, návody jsem už sepsal:


3. Kontingenční tabulka

Microsoft Excel - Kontingenční tabulky

Máte načtená data (například tabulku zaměstnanců s údaji o nástupu do práce, pozici, tabulkovém platu, ...) a potřebujete tyto data statisticky zpracovat. Jak říkám na školeních: "Problém není tato data zpracovat, ale položit si ty správné otázky. Vědět co potřebují znát."

Nebudu vás zkoušet ;) Správné otázky mohou být: "Jak zjistit průměrný plat dle pozice, maximální / minimální plat na dané pozici, tento plat ještě v určitém období".... Pokud si umím položit správné otázky, jejich zodpovězení je již na pár kliků.

Jak? Existuje kontingenční tabulka.

Kde najdete více informací:

O tématu kontingenčních tabulek jsem napsal přes 20 článků, od základního použítí až po vychytávky, kterými dokážete z kontingenční tabulky dostat maximum:

Poznámka: Pár kapitol níže je ukázka jak ke statistice, využít i statistické funkce.


4. Logické funkce

Microsoft Excel - Logické funkce

Bez logických funkcí ani ránu. Princip a logiku konstrukce logické funkce využijete i u statistických funkcí, které například spočítají průměr na základě podmínky, počet nebo součet na základě podmínky... Začněme tedy logickými funkcemi. S čím vám logické funkce pomohou, využijete je například:

  • Odměna - potřebujete přiřadit odměnu zaměstnancům, kteří splňují požadované podmínky (prodeje, KPI)
  • Porovnávat více podmínek - mají mezi sebou vazby, tj. musí být všechny splněna, nebo postačí, aby minimálně jedna podmínka byla splněna?
  • Ošetřit chyby - vaše tabulky nebudou obsahovat chybovou hodnotu, ale například údaj o tom, že není vyplněno datum nástupu do pracovního procesu

Kde najdete více informací:

Jak na logické funkce se dozvíte v samostatných článcích, stačí si jen vybrat:


5. Textové funkce (CONTACENATE, ...)

Microsoft Excel - textové funkce

Pracovat v HR (personálním) oddělení a neumět využít možností, které nabízejí textové funkce v Excel, je jako být taxikářem a nemít taxík. Spojování řetězců, rozdělování řetězců, hledání znaků, atd. Časté dotazy týkající se práce s HR daty:

  • Spojit (vytvořit) data - například z jména a příjmení udělat emailovou adresu
  • Oddělit data - rozdělit jméno a příjmení, pokud jsou v jedné buňce, z rodného čísla získat třetí znak (ať vím, zda jde o muže nebo ženu)...
  • Pročištění dat - například zbavení se zbytečných mezer
  • Generátor emailových adres
  • ...

Kde se to naučit? O textových funkcích a jejich využití jsem sepsal několik článků a další budou přibývat:


6. Datumové funkce (DNES, NYNÍ, DEN ....

Microsoft Excel funkce datum a čas

Další skupinou funkcí, bez kterých se personalista neobejde jsou funkce pro datum a čas. Vědět jak dlouho člověk pracuje, jak dlouho je v databázi (zaměstnancem), kdy má mít další zakonné školení. Jak spočítat pracovní dobu... Pár tipů, které můžete v HR potřebovat:

  • Počet dnů - jak dlouho je zaměstnancem, za jak dlouho bude potřebovat další školení
  • Dnešní den, aktuální čas - jak mít k dispozici aktuální čas od kterého budete provádět další výpočty
  • Podmínky dle datum - kolik náboru bylo provedeno v daném měsíci, týdnu, dnu, je zaměstnanec stále ve stavu?...
  • Poslední den v měsíci - jak zjistit poslední den zkušební doby ...

Kde najdete více informací:

Stejně jako textové funkce jsou i datumové funkce důležité. Jsou ddůležité součásti HR práce, kterou vám Excel dokáže zjednodušit. Více v samostatných článcích:


7. Statistické funkce (SUMA, MIN, MAX, ...)

Microsoft Excel statistické funkce

Statistika nuda je, má však cenné údaje. Ví to už i v pohádkách a ve skutečnosti to platí dvojnásob! Umět tabulku statisticky dobře vyhodnotit je základ. Lze k tomu použít statistické funkce, nebo se "statistiku" použít lepší kalibr a to kontingenční tabulku (o kontingenční tabulce jsem spal už v předchozí kapitole.)

Zde se podíváme na statistické funkce:

  • PRŮMĚR / MEDIÁN -
  • Průměr na základě podmínky
  • Minimum maximum
  • x-tý největší, nejmenší - třeba druhý největší plat?

Kde najdete více informací:

Opět články, které jsem sepsal a týkají se praktického použití statistických funkcí:


8. Grafické znázornění - grafy

Microsoft Excel - grafy

Vidět čísla je perfektní věc, ale když vytvoříte z čísel vhodně graf, dozvíte se daleko více. Najednou vidíte závislost, ať už časové nebo množstevní, můžete meze sebou porovnávat (například co/kdo více vydělal) atd. Grafy nemusíte tvořit jen pro vámi vytvořené tabulky. Grafy se dají elegantně vložit i do kontingenčních tabulek (a to je potom jízda).

Praktické články na využití grafického znázornění pro reportování oceníte nejen vy, ale hlavně vaší nadřízení, obchodní partneři a určitě i zaměstanci. Navíc nemusí jít jen o nudné grafy, ty si můžete upravit k obrazu svému.

Kde najdete více informací:

Více o grafech a grafickém zobrazení v samostatných článcích:


9. Vyhledávací funkce (SVYHLEDAT, POSUN, POZVYHLEDAT)

Microsoft Excel - vyhledávací funkce

Vyhledávací funkce, ač jsou často opomíjeny jejich možností jsou obrovské. Při spravném použití dokáží téměř zázraky! A na počkání. Propojení dvou tabulek, načítání údajů, doplňování mezí (platových), přiřazování platových tříd a vhodné kategorie, atd.

Je pravdou, že na první pochopení pro začátečníky mohou být vyhledávací a referenční funkce velkou výzvou, ale po pochopení jak vyhledávací funkce pracují a jejich správné aplikaci ušetří hodiny času, který byste jinak věnovali otrocké práci.

Kde najdete více informací:

Jak ještě elegantněji a rychleji procházet / spojovat tabulky, v tabulkách vyhledávat. Opět přikládám odkazy na podrobné články s praktickými příklady:


10. Šablony (docházkový list, kalendář, ...)

Microsoft Excel - Šablony

Automatizujte si práci a sjednoťte své výstupy využitím předpřipravených šablon. Kromě jednotného vzhledu můžete ušetřit i na tisku (stává se vám, že místo jedné stránky se vytisnou 2,nebo 4 a tisknete znovu? Kdo by chtěl opět chodit k tiskárně? Co tahle ještě ušetřit na toneru využitím černobílého tisku?). Se vším vám opět pomůže Excel a jeho nastavení

Šablony (Dashboardy) vám ušetří spoustu opakované práce, tvoříte vstupní listy, docházkové listy, potřebujete si psát poznámky, vyplňujete kontrolní seznamy (Check / kontrolní listy?) Se vším vám může pomoci Excel. Navíc proč se nejprve neinsporovat hotovým řešením a následně si vytvořit vlastní k obrazu svému.

Kde najdete více informací:

Pro zjednodušení přikládám odkazy na články, kde jsem sepsal jak na to prakticky:

Když už máte šablony připraveny, tak ještě nastavíte a vylepšíte tisk:


11. BONUS - co se může hodit

Těch tipů, které využijete při tvorbě HR reportů je spousta, ty které se nevešli do předhozích 10 hlavních kapitol jsem sloučil do poslední bonusové (11 je skvělé číslo, tak jsem si neodpustil mít v tomto článku ne 10 ale 11 kapitol).

Kde najdete více informací:

Odkazy na zajimavé články:


Závěrem

Napadá vás nějaký další trik, který využívate v HR? Můžete jej zmínit v komentářích.

Živé školení pro personalitk(y)

Chcete-li se naučit používat Excel v HR efektivně, navštivte kurz Excel v HR (Brno 6.10.2016), který spolupořádám s Matějem Matolínem (Expert na HR a autor blogu Lovec hlav) a Czechitas (učí nejen holky jak na IT).

Článek byl aktualizován: 17.09.2016 20:45

Odměna

Ušetřil vám tento web čas, peníze? Pomohl vyřešit problém? Jste ochotni poskytnout symbolickou odměnu na další rozvoj? Vybrte si formu odměny, která vám vyhovuje.


Pavel Lasák - autor webu

Pavel Lasák

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od 2004 ne této doméně) - Roku 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím jsem jediný z ČR v kategorií Excel). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici také na on-line videích pro SEDUO. Školím a konzultuji, učím na MUNI. Hlavně tvořím tento web. Je zde k dispozici přes 1.000 návodu, tipů a triků včetně stovek různých šablon, sešitů.

   Pavel Lasák LinkedIn Profil    Pavel Lasák Google+ Profil    Pavel Lasák facebook Profil    Pavel Lasák twitter Profil


Komentáře zatím nejsou

Můžete být prvními co zanechají smysluplný komentář.






Excel


Sdílejte

Pomohl Vám návod?
Sdílejte na Facebooku, G+
LinkedIn...

Nové články


Newsletter

Přihlaste se odběru novinek a získejte:
Ebook zdarma -
10 kroků ke zvládnutí (Word, Excel, PowerPoint)
Šipka Kniha 3D Více o ebooku ...

TOPlist Licence Creative Commons webarchiv rss XML

Stránky o MS Office (Excel) produktu společnosti Microsoft. Neslouží jako technická podpora.
| Email na autora: pavel.lasak@gmail.com | Copyright © : Pavel Lasák 2004 - 2017 | 2869

Tento web zatím neprošel jazykovou korekturou. Beta verze redakčního systému.