Přeskočit navigaci | Přeskočit na novinky

Nový videokurz na Seduo: Excel pro začátečníky

     

Jste zde: Úvodní stránka » excel » marketing-pr-controling-finance » faktury-automaticka-kontrola-splatnosti

Faktury - kontrola splatnosti v MS Excelu


Jak si hlídat splatnost faktur v Microsoft Excelu. - automaticky, bez zbytečně vykonávané práce.

Úvodem ke kontrole faktur

MS Excel 2010 - Logo

Malá firmy, která chce mít přehled ve splatnosti vydaných faktur. Vydá několik desítek (stovek) faktur ročně, ale nechce používat účetní program. Jen chce mít přehled o zaplacených fakturách v Excelu.

Účetní nebo asistentka faktury zapisuje do tabulky a ručně dopisuje datum obdržení platby.

Jednou denně (týdně) označí nezaplacené, opožděné, faktury a předa řediteli (majiteli) firmy. Jak nemuset všechny úkony tvořit ručně (jak praci automatizovat).


Původní řešení

Tabulka ve které se vše zapisuje ručně. Bez nějakých pokročilejších funkcí - filtry, nebo funkce DNES). Asistentka jednou denně prošla a označila ručně nesplacené/splacené fkatury.

V původní tabulce bylo potřeba udělat:

  • Nastavit aktuální datum
  • Doplnit datum u splátek
  • Doplnit texty (OK, POZDĚ, ....) - vše ručně kontrolovat, (zda není po splatnosti, atd...)
  • Nastavit formátování řádku - podle textu (OK, ČEKÁ, POZDĚ, ...)
  • Vytiskout

Na kalkulačce se dopočítavaly souhrny plateb.

Úprava původního řešení

Doplnění pár funkcí pro ať co nejvíce převezme Excel.

Co bylo doplněno:

V nové tabulce bude mnoho činnosti provedeno automaticky (provede je sám Excel),

  • automatické označení (OK, ČEKÁ, POZDĚ, ...)
  • barevné označení řádku

Navíc automaticky obdržíte:

  • Jak jsou na tom jaké platby (souhrny, které se počítali na kalkulačce)

Na asistentku zbude jen:

  • Doplnit datum splátek
  • Vytiskout

Co budeme požadovat od automatické kontroly

Po spuštění excelovského souboru se ohlásí, které faktury jsou po termínu splatnosti. Pokud je zadáno datum zaplacení faktury bude označeno, zda byla faktura zaplacena se zpožděním (opět vylepšení oproti původní verzi). Tj. doplnění o počet faktur a částky, které mají být zaplaceny / jsou zaplaceny.

Co jsem využil při tvorbě tabulky

V ukázkové tabulce Automatická kontrola splatnosti faktur jsou použity toto možností co nabízí MS Excel

Ukázka, že nepotřebujete ohromné znalosti MS Excelu, stačí znát použití jedné (dvou) funkcí a už Vám jejich aplikace ulehčí spoustu práce.

Jak bude tvorba probíhat

Jelikož osobně se učím nejlépe na příkladech (dávám je zdarma ke stažení), vytvořil jsem postup od jednoduché tabulky, kterou jsem postupně vylepšoval a jednotlivá vylepšení uložil na samostatné listy. Soubor je na konci článku ke stažení zdarma.

Faktury - hlídání splatnosti - MS Excel 2010

Ke stažení

Soubor Automatická kontrola splatnosti faktur soubor ve formátu *.xlsx ke stažení zdarma (Excel 2007 - 2013). Soubor nevyužívá makra (tj. je bez maker).

Poznámky

Sešit je rozdělen do několika listů pod názvy "verze 0" až "verze 4", čím vyšší číslo verze tím dokonalejší tabulka.

Možné doplnění automatická kontroly splatnosti faktur

Vydaná faktura se může do přehledu doplnit automaticky (pokud i faktury troříte v Excelu). Případně exportovat tento souhrn do *.pdf, automaticky generovat upomínky v *.pdf s odesíláním na emailem zákazníka (jednou za týden). Seskupování faktur podle firem, atd.

Závěrem

Vyhovují Vám více ukázkové příklady nebo spíše teoretický popis pouze s konečným řešením? Napadá Vás, o co by mohl být soubor pro automatickou kontrolu splatnosti faktur doplněn? Můžete použít komentáře.

Článek byl aktualizován: 01.11.2014 11:40

Odměna

Ušetřil vám tento web čas, peníze? Pomohl vyřešit problém? Jste ochotni poskytnout symbolickou odměnu na další rozvoj? Vybrte si formu odměny, která vám vyhovuje.


Pavel Lasák

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) se věnuji od roku 2006. Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici na různých školeních a konzultacích, ale také na tomto webu. K dispozici na tomto webu je mnoho návodu, tipů a triků včetně desítek různých šablon.

   Pavel Lasák LinkedIn Profil    Pavel Lasák Google+ Profil    Pavel Lasák facebook Profil    Pavel Lasák twitter Profil

Doporučte tento článek přátelům

Pokud vám článek pomohl, případně si myslíte, že může pomoci i někomu dalšímu, budu rád když jej sdílením doporučíte přátelům - děkuji:



Komentáře


Katka

Přidáno: 02.11.12 12:01

Soubor Automatická kontrola splatnosti faktor je super pomocník. Je to jednoduché a rychlé...přesně tohle jsem se snažila sama vytvořit. Díky za ušetřený čas! Snad by tam ještě mohla být kolonka o kolik dní je faktura po splatnosti, potažmo, kolik aktuálně činí úrok z prodlení.

Pavel Lasák

Přidáno: 02.11.12 16:05

To Katka: Jsem rád že automatická kontrola faktur slouží. Časem dodělám počet dnů po splatnosti a možná i částku na základě úroku z prodlení.

R3sidento

Přidáno: 14.11.14 14:43

Je to bezva, jak udělám ale součty uhrazených a neuhrazených faktur jednotlivých zákazníků, třeba po zadání ID zákazníka ?

Jojo

Přidáno: 18.11.14 08:28

To R3sidento: -- cez SUMIF / SUMIFS

Veronika

Přidáno: 17.02.15 12:54

Dobrý den, faktury vystavuji v excelu, jak udělat aby se mi automaticky doplňovaly do přehledu? Děkuji za radu.


Přidání nového komentáře

Poznámka: Z časových důvodu není v mých sílách zodpovědět všechny dotazy. Děkuji za pochopení.




(vlož číslo padesátpět)

Z bezpečnostních důvodu dočasně nemůžete použít HTML značky, kromě <code> a </code> (pro vkládání VBA kódu). Děkuji za pochopení.
Děkuji, za Vaše komentáře.

Za obsah komentářů neodpovídám, jelikož jsou komentáře publikovány ihned po jejich napsání čtenářem. Toto nemohu nijak ovlivnit. Přesto si vyhrazuji možnost jakýkoli neslušný komentář smazat bez udání důvodu. V komentářích si tykáme. ;-)






Sdílejte

Pomohl Vám návod?
Sdílejte na Facebooku, G+
LinkedIn...

Nové články


Newsletter

Přihlaste se odběru novinek a získejte:
Ebook zdarma -
10 kroků ke zvládnutí (Word, Excel, PowerPoint)
Šipka Kniha 3D Více o ebooku ...

TOPlist Licence Creative Commons webarchiv rss XML

Stránky o MS Office (Excel) produktu společnosti Microsoft. Neslouží jako technická podpora.
| Email na autora: pavel.lasak@gmail.com | Copyright © : Pavel Lasák 2004 - 2016 | 12117

Tento web zatím neprošel jazykovou korekturou. Beta verze redakčního systému.