Přeskočit navigaci | Přeskočit na novinky
     

Jste zde: Úvodní stránka » excel » dashboard » formatovani-tabulek-excel
Microsoft Excel logo

Formátování tabulek v Excel

Videokurzy Excel

Ve spolupráci se SEDUO jsem vytvořil několik videokurzů:

Jak dát vaším tabulkám správný design (nejen grafický), aneb oblékněte vaše tabulky tak, ať se nemusí stydět (vy ani ty tabulky).

Úvodem

Microsoft Excel logo

Několikkrát se mi dostala do ruky nevhodně naformátovaná excelovská tabulka. Jelikož i v dashboardech se vyskytují tabulky. Rozhodl se se věnovat tento článek grafickým upravám tabulek. Pro přehlednost a možnost článek doplnit jsem jej rozdělil na tyto kapitoly:

Ukázka nevhodné tabulky

Podobnou tabulku jsem obdržel, jen barvy byly více křiklavé a obsahovala jiné hodnoty.

Excel - ukázka špatné tabulky

Proč?

Vhodně upravenou tabulkou lze ušetřit peníze (uspora na toneru a na zbytečně vytisknutém papíru), zrychlit a zpřehlednit data. S tabulkami (nejen excelovskými) se setkáváte na každém kroku. Nejen v práci (reporty, výkazy, ...), ale i doma noviny, televize, časopisy. Excel (Word) je téměř v každé firmě. Tak proč neušetřit?

Microsoft Excel umí ovládat všichni (alespoň dle životopisů co vídám). Holt skutečnost je trochu jiná. Tabulky co vidám jsou nedokonalé (špatné barvy, formátování čísle nebo hodnot, nevhodné ohraničení, ...) a to nemluvím o tom, že neobsahují výpočty, ale výsledky jsou psány ručně. Proto kromě znalosti Excel (nebo jiného tabulkového programu) je potřeba vědět i něco o designu, grafice, UX.

Na druhou stranu tvorba vizuálně (designově) pěkných tabulek není složitá (barvy, ohraničení, formát hodnot). V tomto článku sbírám tipy pro vizuálně lepší tabulky.

Obecné zásady návrhu tabulky

Design tabulek se často podceňuje. Přitom množství různých výkazů a tabulek, se kterými člověk denně přijde do styku a případně s nimi musí dále pracovat, se stále zvětšuje. Bohužel, pokud tabulka není dokonalá, orientace v ní zabere spoustu času a navíc může dojít k přehlednutí či chybám.

Tvořit graficky (vizuálně) dokonalé tabulky není lze vytvořit při dodržet pár zásad. Vytvořená tabulka bude nejen pěkná na pohled, ale i přehlednější a práce s ní bude rychlejší. Stačí dodržet pár principů:

Základní principy navrhování tabulek

  • Střídmé použití barev - zvýraznit jen klíčové informace, úspora při tisku
  • Ohraničení méně výrazné
  • Efektivní formátování hodnot - zarovnání, desetinná místa, oddělování tisíců, milióny
  • Záhlaví tabulky a popis hodnot
  • Fonty
  • Doplnění o ikony - případně minigrafy

Střídmé použití barev

Na první pohled může být barevná tabulka ...., ale na ten druhý už barevné tabulky tak skvělé nejsou. Budou barvy vypadat dobře i na jiných monitorech? Barvy na různých monitorech nejsou stejné. Další problém je při tisku na černo/bílých tiskárnách, tam se barvy nevytisknout (mnohdy obdržíte tmavé nečitelné fleky). Navíc cena toneru (u barevných je to ještě markantnější) není levná.

Když už musí bát barvy, tak jen pro klíčové informace.

Tabulka bez barev

Excel - tabulka bez barev

Ohraničení méně výrazné

Pokud je nezbytné použít ohraničení, doporučuje se formátovat čáry ohraničení ve světlejších odstínech, než je barva hodnot (čísel/dat). Myšlenkou je mít data bez rušivých informací.

Excel - ukázka špatné tabulky

Efektivní formátování hodnot

Předpokládám, že v tabulce jsou jen informace, které jsou důležité, aby tam byli. Údaje (hodnoty) jsou ve správné velikosti. Neobsahují čísla nebo znaky, které jsou zbytečné? Např. zobrazovat 145,00 Kč nebude stačit 145?

Pár doporučení:

  • Desetinná čísla - jsou opravdu nutná z důvodů přesností
  • Procenta - opravdu tam musí být znak %, neobsahuje číslo zbytečná desetinná místa
  • Symboly měny - (jako EUR nebo Kč) nemůže označení nést záhlaví sloupce
  • Velká čísla - (tisíce, milion) - nestačí místo 2.000.214 zobrazit 2M (podobně jako Facebook označuje lajky 1k místo 1.007)
  • Zarovnání čísla - vpravo, ať se dají hodnoty porovnávat
  • Barva - podmíněné formátování čísel například pro záporná čísla červené
  • Minigrafy - pro lepší pohled na data

Záhlaví tabulky a popis hodnot

Hlavička tabulky je důležitá, ale nemusí být nejvýraznější. Stačí ji nastavit světlejší odstín, než mají data. Tabulka se stane čitelnější a pozornost pak přitahují konkrétní údaje v tabulce.

Fonty

Excel - fonty

Pokud je to možné, doporučuji použití moderních typů písem, jako je např. Calibri a Segoe UI. Nejčastěji používané řezy písem Times New Roman nebo Arial jsou již vykopávky.


Doplnění o ikony

Excel - ikony

Místo barevného značení lze začít používat ikony. Ikony se nacházejí u podmíněného formátování. Jak na to je popsáno v další kapitole.


Minigrafy

Pro získání přehledu nad daty lze od Excel 2010 využít i minigrafy (graf, který je součásti buňky).

Excel - ikony

Klasické formátování hodnot

Ve verzi Microsoft Excel (2007 až 2016), si z karty Domů klik na sekci Číslo nebo použít klávesovou zkratku Ctrl + 1.

V dialogovém okně formát buněk lze nastavovat:

  • Číslo - Number
  • Zarovnání - Alignment
  • Písmo - Font
  • Ohraničení - Border
  • Vzorky - Fill
  • Zámek - Protection

Více informací

Podmíněné formátování hodnot

V tabulce se automaticky označí požadované hodnoty. Například produkty, na kterých se prodělalo. Tj. zisk je záporný.

Excel - tabulka s podminěným formátováním

Více informací

Podrobněji v samostatných článcích o podmíněném formátování:


Vlastní formát - hodnot

Podrobně o vlastním formátování jsem se rozepsal v samostatném článku:

Praktické příklady

Pár ukázek:

Skrytí a potlačení nuly

#,##0_);(#,##0);"n/a"

Jazyková verze

[$-409]dddd, mmmm, rrr

Barvy

[červené]+0%;[žluté]-0%

Formátování datum a čas

mm mmm mmmm d dd ddd

Podrobněji v samostatném článku vlastní formát buněk - praktické příklady - článek osahuje i praktické příklady ke stažení zdarma


Ukázka jak tabulku naformátovat

Z nevzhledné tabulky:

Excel - ukázka špatné tabulky

Lze udělat velice přívětivou a přehlednou tabulku

Excel - ukázka špatné tabulky

Závěrem

Máte nějaké nápady jak ještě zlepšit tabulky? Můžete se zmínit v komentářích.


Článek byl aktualizován: 08.01.2016 10:45

Odměna

Ušetřil vám tento web čas, peníze? Pomohl vyřešit problém? Jste ochotni poskytnout symbolickou odměnu na další rozvoj? Vybrte si formu odměny, která vám vyhovuje.


Pavel Lasák

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) se věnuji od roku 2006. Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici na různých školeních a konzultacích, ale také na tomto webu. K dispozici na tomto webu je mnoho návodu, tipů a triků včetně desítek různých šablon.

   Pavel Lasák LinkedIn Profil    Pavel Lasák Google+ Profil    Pavel Lasák facebook Profil    Pavel Lasák twitter Profil

Doporučte tento článek přátelům

Pokud vám článek pomohl, případně si myslíte, že může pomoci i někomu dalšímu, budu rád když jej sdílením doporučíte přátelům - děkuji:



Komentáře


xlnc

Přidáno: 12.01.16 00:44

Není podstatné, jestli je nebo není Times New Roman vykopávka, ale že jde o patkové (serif) písmo a tedy nevhodné pro tabulky. Čísla 5, 6, 8, 9 musí být snadno rozeznatelná a nezaměnitelná. Formu tabulek mimo jiné udává ČSN (ISO) a něco řeší i typografická pravidla. Rozlišovat a vyhodnocovat barvu písma je hodně špatný nápad. Písmo mám skoro vždy v odstínech šedé, nejlépe jen černá/bílá. Osobně jsem pro to mít hlavičku v "negaci", tj. tmavé pozadí a světlé písmo, světlou hlavičku nepreferuji (každopádně tmavší pozadí než obsah). A důležitý je samozřejmě vhodný kontrast pozadí-písmo.







Sdílejte

Pomohl Vám návod?
Sdílejte na Facebooku, G+
LinkedIn...

Nové články

25.03.2017:
ROUNDUP, ROUNDDOWN - zaokrouhlování

07.04.2017:
Řazení Excel - bug - problém

09.04.2017:
Podmínkové funkce Excel - bug - problém


Newsletter

Přihlaste se odběru novinek a získejte:
Ebook zdarma -
10 kroků ke zvládnutí (Word, Excel, PowerPoint)
Šipka Kniha 3D Více o ebooku ...

TOPlist Licence Creative Commons webarchiv rss XML

Stránky o MS Office (Excel) produktu společnosti Microsoft. Neslouží jako technická podpora.
| Email na autora: pavel.lasak@gmail.com | Copyright © : Pavel Lasák 2004 - 2017 | 3297

Tento web zatím neprošel jazykovou korekturou. Beta verze redakčního systému.