Přeskočit navigaci | Přeskočit na novinky

Nový videokurz na Seduo: Excel pro začátečníky

     

Jste zde: Úvodní stránka » access » zaklady » access-planovani-databazove-aplikace

Access - Plánování databázové aplikace

... než začnete programovat databázou aplikaci ...

Proč plánování databáze?

Usnadnit, zpřehlednit, zrychlit si práci s databázi při případných budoucích změnách ... to že nastanou je jistota

Pokud nám nevyhovují standardní databáze a CRM systémy (SAP, Orande, K2, ...) a chceme si naprogramovat vlastní aplikací. Před samotným programováním doporučuji začít s plánováním a sepsaním jednotlivých požadavků co vlasně od budoucí databáze očekávate (případně co Vaše současná databáze nesplňuje).

Dobrým naplanováním se v budoucnu vyhnete problémům při jejím rozšiřování a upravách, které budete muset provádět.

Plánování databázové aplikace

... neznamená to sednout k MS Accessu a začít programovat ...
Pokud má firma jednoho zákazníka a vystavuje jednu fakturu za rok bude rychlejší a levnější ji napsat rukou.

Čím dokonaleji se budete věnovat přípravné fázi. Tím více času ušetříte při následných změnách, doplňování a úpravách databáze. Tato fáze je většinou (spíše vždy) nezáživná a nudná. Osobně doporučuji tuto etapu nepodcenit a nezáživnost překonat.

Předpokládám, že plánujete databázi, kterou bude používat více uživatelů. Doporučuji aby se přípravě plánování této databáze zůčastnili i další spolupracovníci, kteří budou databázi používat. Ať mohou vyslovit svůj názor, potřeby.

Pokud již nějakou databázi (či tabulky v MS Excelu, šablony v MS Word) používají mohou Vám přinést mnoho podnětů. Veškeré podněty si sepíšte. V této fázi není důležitá znalost programování, ale logické a systematické uvažování.

Z této fázy by měl vyplynout popis systemových požadavků.

Systemové požadavky:

  • seznam tabulek a jednotlivé entity (položky) a jejich typ.
  • vzájemné vazby
  • vyhledávací kriteria
  • formuláře - vzhled obrazovek pro vstup dat
  • zobrazení - vzhled obrazovek pro výstup dat
  • sestavy pro tisk - jak se budou data tisknout
  • výpočty - provadění většinou na pozadí
  • import dat (čárové kody, bankovní psd výpisy, ...)
  • export dat - (daňové přiznání pro finanční úřad, ...)
  • možnost změny dat
  • možnost mazání dat
  • archivace a zalohování
  • možnost přesunu (je něco jiného než mazání změna)

Jak začít?

V dalším textu si jednotlivé položky probereme podrobněji.

Jak funguje databáze

Stručný úvod jak funguje datábáze:

  • Obdrží vstupní údaje (zadáme)
  • Provede zpracování
  • Zobrazí výsledek (obrazovka, tiskárna)

Pro základní představu snad postačí. Můžeme se vrhnout do práce.

Studium dosavadního systému

Že žádný nemáte? Určitě používáte Word, Excel. Netvrďte že píšete faktury ručně, nebo na psacím stroji.

Pokud začínate vytvářet aplikaci, většinou nikdy nezačínate od nuly. Máte nějaké formuláře k dispozici(faktury, dovolenky, dodáci listy, faktury, ...). Obrazovky dosavadního podnikového systému, či různé pomocné tabulky. Vše vytiskněte na papír, včetně různých variant. Výhodou jasou i skutečné vyplněné formuláře (zvláště ty který nají některé dodatečné informace dopsány, jelikož v dané chvíli univerzální formulář plně nevyhovoval.

Do formulářu můžete doplnit údaje o vhodných úpravách, vyškrtat políčka, která se nevyplňují, nebo přestala vyplňovat, údaje na které zatím není políčko, ale často se dopisují (vždy na jiné místo).

Vytiskněte i zadávací obrazovky. Podobají se papírové a formuláře a zadávací obrazovky? Doporučuji aby v nově vytvořeném systému se podobaly. Usnadní to vkládání dat, zjednoduší jejich kontrolu a pro uživatele to bude příjemnější. Na následujících obrázcích je ukázka.

ukázka vhodného formuláře
ukázka nevhodného formuláře

Z obrázku je jasné který formulář se bude lépe vyplňovat. Nedejte na slova programátoru (mnohým stačí přikazová řádka). Pozvěte si zaměstnance, kteří budou dané formuláře vyplňovat a ukážete jim dvě varianty a uvidíte, že se rozhodnou pro ten druhý. Jelikož na obrazovce vypadá téměř stejně jako ve skutečnosti.

Výpočty:

Provádíte nějaká výpočty ručně? Průměrý plat, celkový plat, průměrný zisk na zakázku, atd. i tyto záležitosti mohou být naprogramovány a stiskem tlačítka máte požadovanou sestavu (nemusíte dlouze počítat).

Souhrné seznamy:

Seznamy, na které nesmíte zapomenout. Seřazení zaměstanců podle abecedy (vcelku jednoduché), věku, data narození (ať můžete popřát k narozeninám svátku), výdělku, oddělení, doby zaměstnání (poděkování za dlouhodobou práci) atd. Seznamy nejsou až tak zbytečné jak se může na první pohled zdát. Pokud jsou správně vytvořeny umožní rychlejší přístup k informacím, které by Vám jinak zabraly spoustu času.

Data, Formuláře, Sestavy

Pro inspiraci se lze podívat na:

  • vlastní podnikový systém pokud již nějaký je.
  • Jednoúčelové tabulky v Excelu, šablony ve Wordu.
  • pozorovaním konkurenčních systému

Data

  • Délka a typ - délka datové položky a její typ (s tímto může pomocí programátor) Kolik písmen bude max obsahohat jméno, adresa atd.
  • Počet položek - kolik jich bude (doporučuji zaokrouhlit na nejbliží 10-ti násobek). Mezi 400 a 600 není rozdíl. Mezi 400 a 40.000 již rozdíle je.
  • způsob řazení (abecedně, časově, velikostně, ...)
  • výpočty (Příjmy - Výdaje, průměry, souhrny ....)

Formuláře

  • výběrový kriteria (pouze muže, jen ženy, studenti, neplaticí zákazníci,...)
  • speciální požadavky - (grafické, třeba čarový kod vlevo nahoře protože se dobře čte, adresa v určitém místě jelikož máme obálky s průhlednou plochou pro adresu, budou se dokumenty zakládat do šanonu? počítat s místem pro klipsny) ...)

Výstupní sestavy (tisky)

  • počet tisku - (1x za rok, několikkrát za den včetně x kopií (odesílací list, faktura)
  • speciální tisk - čárové kody, štítky, formuláře jiných rozměrů než A4, velké plachty, ...

Vzájemné vazby

  • kontrola co nejprve a co potom - objednávka a pak dodání
  • zaplatit neprve již dodané zboží a až poté dostane zakazník další...

K této problematice doporučuji přizvat programátora. Vysvětlení vazeb 1:1, 1:n, n:n proberu v jiném článku.

Co brát ještě v úvahu

  • Budoucnost - předpoklad jaká změna se očekává do 2 let (počet zákazníků teď 100, do 2 let 200 nebo 20.000?)
  • Grafika - existuje graficky podklad (složenka) jak mohou být datové položky na formuláři rozloženy, aby jejich kontrola bala rychlejší a jednodužší
  • Automatická kontola- (IČO, DIČ, rodné číslo lze jednoduše matematicky zkontrolovat zda v něm není překlep. To stejné platí i pro čísla účtu u bank atd.)
  • vkládano nebo generováno- (bude údaj zadávat uživatel, nebo se bude generovat automaticky - aktuální čas)
  • Četnost změn - jak často se budou data měnit - (rodné číslo se většinou nemění, kurz dolaru se mění denně) mnohdy se data mění více než si v úvodu myslíte...

Jsou opravdu položky důležite? Nelze některé položky odstranit?
Takže máme popsány jednotlivé data pro formuláře a výstupní sestavy. Ale neradujte se, budeme škrtat ...

Která položka by měla být v databázi:

  • informaci potřebujeme vidět na obrazovce
  • informaci potřebujeme pro tisk sestav
  • informace se používa pro výpočet (statistiku)
  • informace se používá jako výběrové kriterium
  • podle položky se řadí
  • definuje vzájemné vazby (většinou si určí programátoři)

Pracovní proces

Jak by měli informace běhat... ať nemusí běhat lidé...

Jak funguje tok informací v podniku. Tj. odkud kam formuláře putují a kdo co do nich vypisuje. Co se musí udělat před uzavěrkou, kdo co kontroluje.

Pracovní proces by měl obsahovat:

  • posloupnost zadávání dat (první se vytvoří nabídka, pak se přijme objednávka, vystaví se dodací list a faktura, zaučtuje se proplacení, ...)
  • kdo které údaje zakládá
  • kdo, co a jak následně kontroluje
  • kdo má ke kterým údajům přístup
  • kdo a kdy provádí statistické výpočty (ukončovací procesy) - musí být něco ukončeno
  • aktualizace dat (kdo, kdy)
  • archivace dat
  • mazání dat
  • jak dlouho operace trvá - některé výpočty zaberou minuty
  • sestavy kdo má ke kterým přístup (může je jen zobrazit nebo i tisknout)
  • exporty - budou potřeba nějaké
  • importy - (například bankovní výpisy v psd)
  • aktualizace (např. změna DPH, odvody, daně, sazby, kurz, které se mění)
  • bezpečnost

Hotovo?

Zdaleka ne. Veškerá schromážděná data doporučuji ještě jednou prověřit.

Poznámka:

Zdá se Vám to jako hodně zbytečné práce? Právě naopak, pokud spustíte databázi a posléze ji budete upravovat zabere to více práce. Nebo pokud bude navržena databáze uživatelsky nepřivětivě budou si uživatele tvořit vlastní Excelovské tabulky, kde si povedou skutečné záznamy a do databáze budou zapisovat protože musí!

Závěrem

kopit již hotový CRM systém.

Tento postup můžete použít i když budete vybírat dodavatele informačního systému na klíč. Budete takto moci přesně uvést co potřebujete. Požadavek "koupit CRM systém" nestačí. Takto bude dodavateli schopeni přesně řící co potřebujete. A on může reagovat zda Vašim požadavkům bude moci vyhovět. Jinak jen nainsaluje "univerzální" databázi a vy se budete musíte přizpůsobit. Což bude v konečném důsledku daražší než v počátku kvalitně navržená databáze. V budoucnu může ona univerzální databáze přinést více náklady, když ji budete měnit nebo celou předělávat.

Článek byl aktualizován: 11.09.2010 09:47

Odměna

Ušetřil vám tento web čas, peníze? Pomohl vyřešit problém? Jste ochotni poskytnout symbolickou odměnu na další rozvoj? Vybrte si formu odměny, která vám vyhovuje.


Pavel Lasák

Pavel Lasák - autor webu

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) se věnuji od roku 2006. Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici na různých školeních a konzultacích, ale také na tomto webu. K dispozici na tomto webu je mnoho návodu, tipů a triků včetně desítek různých šablon.

   Pavel Lasák LinkedIn Profil    Pavel Lasák Google+ Profil    Pavel Lasák facebook Profil    Pavel Lasák twitter Profil

Doporučte tento článek přátelům

Pokud vám článek pomohl, případně si myslíte, že může pomoci i někomu dalšímu, budu rád když jej sdílením doporučíte přátelům - děkuji:



Komentáře


Super

Přidáno: 16.10.10 19:40

Pavel Lasák

Přidáno: 17.10.10 09:27

To Super: Škoda, že jsi nezanechal komentář, nebo jméno ;-).

Robert

Přidáno: 25.03.12 21:10

Zdravim, dekuji za obsahle navody. Zacinam a uz se potykam s uvodnimi problemy. Vytvoril jsem si tabulku: Zamestnanec: pole ID - primarni klic pole Jmeno pole Prijmeni Dochazka pole ID - bez primarniho klice pole Kod KodDochazky pole Popis pole KodDochazky - to jsem dal do tabulky Dochazka jako pole se Seznamem) Relace 1:N (zajistena referencni integrita) A ted k problemu, vytvoril jsem si formular (nekonecny). Zobrazi se mi jmena a ID zamestnancu a pole KodDochazky, do ktereho mohu vybrat kod ktery k danemu zamestnanci a dni patri (napr. nemoc). Bohuzel nemam kam zadat datum, takovym zpusobem abych jej na zacatku vypisovani dochazky napsal pouze jednou a ne ke kazdemu zamestnanci zvlast. Mel by jste nejakou radu kde delam chybu? Dekuji Robert

Roman Lysoň

Přidáno: 02.01.16 08:27

Dobrý den, Váš web mi bývá často rychlou nápovědou za což moc děkuji. Tentokrát ale řeším docela zapeklitý problém a chtěl bych vás požádat o pomoc. Potřeboval bych definovat výpočtem počet tisků tiskové sestavy v accessu. Uvedu na příkladu: zakázka se skládá z 10.000 ks výrobků. Interně ve výrobě je tato rozdělena do výrobních dávek po 1.000 ks tzn., že potřebuji vytisknout 10x průvodní tiskovou sestavu ke každé dávce. Jakým způsobem zařídit aby access "poslal" na tisk tuto sestavu 10x ? Samozřejmě, že na každé sestavě by měl být index tisku (např. 1 z 10). Pozn.: Sestava se tiskne z dotazu obsahující požadované pole. Děkuji za případnou odpověď.


Přidání nového komentáře

Poznámka: Z časových důvodu není v mých sílách zodpovědět všechny dotazy. Děkuji za pochopení.




(vlož číslo padesátpět)

Z bezpečnostních důvodu dočasně nemůžete použít HTML značky, kromě <code> a </code> (pro vkládání VBA kódu). Děkuji za pochopení.
Děkuji, za Vaše komentáře.

Za obsah komentářů neodpovídám, jelikož jsou komentáře publikovány ihned po jejich napsání čtenářem. Toto nemohu nijak ovlivnit. Přesto si vyhrazuji možnost jakýkoli neslušný komentář smazat bez udání důvodu. V komentářích si tykáme. ;-)






Sdílejte

Pomohl Vám návod?
Sdílejte na Facebooku, G+
LinkedIn...

Nové články


Newsletter

Přihlaste se odběru novinek a získejte:
Ebook zdarma -
10 kroků ke zvládnutí (Word, Excel, PowerPoint)
Šipka Kniha 3D Více o ebooku ...

TOPlist Licence Creative Commons webarchiv rss XML

Stránky o MS Office (Excel) produktu společnosti Microsoft. Neslouží jako technická podpora.
| Email na autora: pavel.lasak@gmail.com | Copyright © : Pavel Lasák 2004 - 2016 | 11336

Tento web zatím neprošel jazykovou korekturou. Beta verze redakčního systému.